P@52 Digitalización de los procesos de Compras y optimismo prudente

Hoy en día, es difícil escapar del tema de la Digitalización.

Tras aclarar los 3 ejes de trabajo relacionados con la Digitalización de Compras, vimos con espacial interés la digitalización de los procesos de Compras.

Todos tenemos una posición al respecto del Data, Digital & Tech:

- Los 'pesimistas' ven serias barreras a la implementación del digital con numerosos efectos perversos. No dudan en decir que pocas cosas han cambiado en los últimos 20 años: seguimos hablando del e-sourcing; no hemos mejorado mucho el análisis del gasto; cada vez más los sistemas de Compras son menos amigables.

- Los 'optimistas' creen con firmeza que la singularidad tecnológica ocurrirá en los próximos 20/30 años. También piensan que en 2050 el CPO del año será un robot. 

- Los 'digitales realistas' creen en la necesidad y en la realidad a medio plazo de la digitalización de Compras añadiéndole una gran dosis de sentido común.

Es importante recalcar que pertenezco a este tercer grupo. Es el prisma por el cual analizo la situación actual y futura.

Es obvio que las oportunidades relacionadas con el Data, Digital & Tech son reales y enormes. A diario, un sinfín de expertos explican ejemplos de logros y beneficios.

También, reconozco que me suele venir a la cabeza la imagen de unos cuantos pollos sin cabeza corriendo por todas partes.

Veo, oigo hablar y leo sobre muchos proyectos 'piloto'. Hay más fallos que casos de éxito. Algo sencillo puede explicar esta tendencia: una falta de definición de los objetivos a alcanzar. Se lanzan muchos proyectos sin aclarar primero el porqué o los outcomes deseados.
El Data, Digital & Tech es un medio; no es un objetivo de por sí.
Los responsables de Compras deben empezar por definir primero la estrategia y el roadmap de la función, para poder después definir los objetivos y resultados esperados en cuanto a digitalización. Solo así uno puede priorizar las iniciativas.

Podemos empezar por las herramientas, plataformas o sistemas de Compras. Tenemos ahora muchas opciones para todos los tipos de organización y todos los bolsillos. Los beneficios así como el ROI de estas soluciones han ido mejorando de forma exponencial en los últimos años.
Según los comerciales de estas empresas, todo está fácilmente accesible y debidamente protegido en la nube; todo se puede inter-conectar a otros sistemas de forma muy fácil; todo es ultra-amigable. La realidad es un pelín distinta.

Una buena solución tecnológica ayuda a:

- Cumplir con unos procesos bien definidos,

- Optimizar dichos procesos,

- Ser más eficiente,

- Mejorar la experiencia del usuario. 

A menudo, los sistemas acaban prevaleciendo sobre los procesos que terminan ajustándose a los sistemas. En estos casos, se crean verdaderos monstruos.

Es fundamental analizar los sistemas desde la perspectiva de los procesos definidos. Los procesos son lo primero y lo más importante; no se puede empezar la casa por el tejado.

Finalmente es bueno tener claro que, hoy en día, no existe ninguna solución end-to-end para Compras. Tendremos interfaces entre las distintas soluciones elegidas. Eso implica una gestión integral.

Podemos progresar en nuestro viaje hacia la digitalización, analizando las posibilidades de automatización mediante los RPAs, bots, chatbots, etc...

Para las actividades de poco valor y muy repetitivas, el tiempo ahorrado y la eliminación de fallos son grandes ventajas. Además, son iniciativas baratas y de facil implementación.

No hay que olvidar el factor clave de éxito: la estabilidad del proceso. Cada cambio en el propio proceso o en los interfaces significará reprogramar o volver al punto de partida.

Con estos 2 primeros pasos, ahora toca entrar en el increíble mundo del big data, text mining y/o inteligencia artificial. Hay avances fenomenales en muchos campos y en otras muchas funciones dentro de las empresas. Los departamentos de Compras tienen retraso. Los beneficios son incalculables.
De nuevo, lo más importante es la calidad de los 'inputs' es decir de la información o datos que se van a analizar. 
Antes los datos se intentaban ubicar en una pocas plataformas bien inter-conectadas. Muchas empresas han perseguido el sueño de la super plataforma única gastando más y más dinero. Ahora sabemos que el famoso 'data lake' viene de un ecosistema de datos procedentes de numerosas fuentes muy distintas en formato y modalidad de acceso.

Lo primero consiste en mejorar la gestión y la calidad de los datos. 

Comentando solamente los aspectos más conocidos de la digitalización, podemos concluir con el block chain. Me recuerda al EDI en los 90´s que, en su día, supuso una revolución en el mundo del aprovisionamiento. Con el block chain vamos a vivir grandes disrupciones, progresos y resultados. No cabe duda.

El EDI fue exitoso cuando se supo manejar de forma sectorial y con los grandes actores trabajando de forma coordinada en su implementación. 

Creo que el éxito del block chain requiere lo mismo: tener a los principales actores de un ecosistema (multi-sectorial) de acuerdo y empujando en la misma dirección a largo plazo. Veremos hasta donde llega la experiencia de block chain lanzada por Wall Mart. Se debe seguir con atención los progresos de la(s) red(es) Alastria en España.

El Data, Digital & Tech éstá cambiando los negocios, las empresas, las organizaciones y por supuesto los departamentos de Compras.

El futuro de la función de Compras será:

- 50% Estrategia, Personas & Colaboración para un mejor alineamiento con el negocio y mayor creación de valor para las empresas;

- 50% Data, Digital & Tech para una mayor performance operacional y para desarrollar un riguroso business intelligence.

Tenemos mucho trabajo apasionante por delante.