El sexto y último eje de trabajo del EPPOGG es la auto-gestión
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El director de compras tiene un enorme papel como líder de la transformación de la función y debe contestar a muchas preguntas: ¿según la estrategia del negocio, cuál es la visión para compras? ¿Cómo liderar, motivar, formar y retener a los equipos? ¿Cómo conseguir los objetivos a corto plazo cumpliendo con el pipeline previsto y asegurar unos objetivos más apropiados y refinados a medio-largo plazo? ¿Cómo organizar de forma adecuada la organización de compras? ¿Cómo poner en marcha la gestión del cambio y desarrollar el business partnering (cuando toca)? La responsabilidad es grande, las decisiones que hay que tomar son numerosas, la carga de trabajo es abrumadora.
El director de compras debe seguir manteniendo la situación bajo control, y, por eso, él mismo debe, ante todo, seguir gestionándose. No puede olvidar que tiene su propio plan de trabajo:
• Formación e integración dentro de la propia empresa.
• Autoevaluación, crecimiento y excelencia personal.
• Taller de asimilación del nuevo manager.
• Gestión de la relación con su jefe.
• Plan de desarrollo personal.
1. Formación e integración dentro de la propia empresa
Cuando uno se incorpora a una nueva organización o empieza una nueva misión, existe una larga lista de políticas, procesos, manuales, sistemas totalmente nuevos que hay que conocer, aplicar o utilizar. Pueden estar relacionados con compras, recursos humanos, finanzas, calidad, legal, compliance, etc. Y por supuesto, es preciso también conocer los productos y servicios que la propia empresa comercializa, así como los principales clientes o mercados clientes.
En algún rincón de su agenda, es necesario dar cabida a esta lista y fijarse una meta de aprendizaje para cada semana durante los primeros meses de trabajo. Vale la pena realizar un esfuerzo desde el inicio de la misión.
2. Autoevaluación, crecimiento y excelencia personal
Frente a sus equipos, sus jefes y principales stakeholders, el nuevo director de compras tiene que dar el ejemplo. Y como nadie es perfecto, en este aspecto, lo que se pide a un buen líder es tener una autoevaluación lo más acertada posible, estar dispuesto en constantemente aprender, escuchar y crecer para querer alcanzar la excelencia personal.
Es importante ser capaz de tomar conciencia de lo que uno es, siente, piensa, quiere, desea, dice, de cómo lidera, actúa, interactúa, reacciona, etc. Es decir, se trata de la capacidad en darse cuenta de sí mismo, de los que lo rodean y de lo que pasa alrededor de uno mismo:
• En cuanto a las aptitudes, actitudes y comportamientos: puntos fuertes y áreas de mejora. Uno realizará su propia evaluación pero sobre todo pedirá feedback de forma continua a la gente que le rodea.
• Una lista al día de las grandes victorias profesionales y personales para entender lo que nos da bien y también de los fracasos o fallos para poder analizar las oportunidades de mejora y tener claro las lecciones aprendidas.
• Distinguir lo que produce satisfacción, lo que gusta, lo que motiva, de lo que cansa, aburre, estresa o desmotiva. • En cuanto a los jefes que uno ha tenido, es muy positivo apuntarse los que han sido buenos, los que han sido "malos" para poder sacar conclusiones sobre lo que uno espera de un jefe, y sobre las expectativas en cuanto a gestión de la relación.
Es preciso mantener una lista actualizada y reflexionar sobre ella de forma regular. Que sea en el puesto actual, o para una entrevista de trabajo, es recomendable siempre tener preparada una DAFO de sí mismo.
3. Taller de asimilación del nuevo manager
Para un jefe, una excelente herramienta de integración y alineamiento con su equipo es el taller de asimilación del nuevo manager. Se trata de una sesión de máximo un día entre el jefe y su equipo directo junto con un facilitador (a menudo alguien de RRHH).
El objetivo es realizar un primer balance y desarrollar un primer nivel de acercamiento y entendimiento sobre la manera de liderar, trabajar y comunicar, así como centrarse en las principales prioridades. Esta jornada suele organizarse a los tres o cuatro meses tras la incorporación del nuevo responsable de departamento.
Suele componerse de cinco etapas:
· Paso 1: Introducción de la sesión y agradecimientos para una participación activa
· Paso2: Feedback del equipo.En esta etapa, el jefe no está presente. El equipo se reúne con el facilitador y juntos contestan a siete preguntas:
- ¿Qué sabemos y conocemos ya del manager?
- ¿Qué desconocemos aún del manager pero que quisiéramos saber?
- ¿Qué esperamos más por parte del manager?
- ¿Qué debe saber el manager sobre nosotros como equipo?
- ¿Cómo vemos la relación del manager con su jefe y con los demás jefes dentro de la empresa?
- ¿Cuáles son los principales retos a los cuales el negocio va a tener que enfrentarse?
- ¿Cuáles son las ideas y sugerencias del equipo para ayudar al negocioy aportar valor?
· Paso 3: El manager revisa las respuestas del equipo. El jefe y el facilitador repasan juntos las respuestas del equipo. Ambos trabajan sobre las respuestas y los mensajes clave que el manager formulará al equipo en la sesión siguiente. Se establece un borrador de las principales acciones que el jefe se compromete a poner en marcha. También se realiza una lista de acciones o conductas que el jefe desea pedir a su equipo.
· Paso 4: El manager formula sus respuestas al equipo
· Paso 5: Sesión de conclusión
Algunos talleres de asimilación del nuevo manager más elaborados pueden incorporar los resultados de un programa previo de feedback 360 grados sobre el manager. Es también muy positivo bloquear con el equipo un segundo día entero para tener una sesión sobre visión y estrategia. De esta forma, los dos días conforman un potente evento de team building.
4. Gestionar la relación con el jefe
Por la calidad de vida, por garantizar el éxito de la transformación de compras a corto plazo, y, por la carrera profesional a largo plazo, es muy sano que el responsable de compras vaya dedicando tiempo y cariño a la relación con su jefe.
La responsabilidad en cuanto a la calidad de la relación es compartida. Si la relación es buena, colaborador y jefe pueden felicitarse; si la relación es difícil o mala, no vale con echarle la culpa al otro, y, en este caso, el colaborador, ante todo, debe asumir parte de la responsabilidad para poder ver las posibles soluciones.
El colaborador debe ser proactivo en gestionar a su jefe. Se trata de crear y facilitar una buena relación de trabajo mediante una comunicación fluida, un alineamiento en cuanto a objetivos, maneras de trabajar, interactuar, estar involucrado en la toma de decisiones, conseguir feedback, etc. El objetivo consiste en conseguir un alto nivel de motivación, en estar centrados en las acciones, las responsabilidades, estar enfocado hacia los resultados y la excelencia en vez de perder el tiempo en discusiones vacuas, en evitar malentendidos y en aliviar tensiones.
Algunos pasos para una correcta gestión del jefe son:
· Reconocer que el jefe es humano
· Reconocer que el jefe no es un enemigo
· Identificar los objetivos y prioridades del jefe así como las presiones
· Conseguir la confianza del jefe
· Un colaborador también tiene expectativas
· Aportar soluciones a los problemas
· Feedback regular por ambas partes
· El cumplimiento de los objetivos
· El máximo objetivo: llegar a ser asesor
5. Plan de desarrollo personal
El director de compras ideal debe también realizar su plan de desarrollo:
• Estableciendo una lista de ejes de mejora que irá trabajando de forma progresiva de tres en tres (máximo de cinco en cinco). Existen 2 buenas recomendaciones para fijar una lista de ejes de mejora y trabajarlos:
a. Aplicar la filosofía Kaizen y definir ejes de mejora medibles
b. Tomar notas al empezar y al acabar la jornada laboral
• Reservando en su agenda una hora o dos cada semana para poder dedicarse a su desarrollo personal y profesional
• Actualizando regularmente su autoevaluación y por lo tanto ajustando permanentemente su lista de ejes de mejora.
Tener el deseo, el tiempo y el rigor de gestionarse es fundamental a nivel personal y profesional. Formarse a los procesos de la nueva organización, integrarse en la empresa, autoevaluarse, conectar con su equipo mediante el taller de asimilación del nuevo jefe, gestionar a su jefe y pilotar su desarrollo son etapas altamente necesarias, rentables y muy satisfactorias.
- P@18 - Transformación de compras: hoja de ruta y los 6 ejes de trabajo
- P@19 Transformación de compras: Estrategia - 1er eje de trabajo
- P@20 Transformación de compras: EPPOGG _ Personas - 2ndo eje de trabajo
- P@21 Transformación de compras: EPPOGG _ Pipeline- 3ero eje de trabajo
- P@22 Transformación de compras: EPPOGG - Operaciones - 4º eje de trabajo
- P@23 Transformación de compras: EPPOGG - Gestión del cambio y Business Partnering 5º eje de trabajo
