Gestión de la calidad de los proveedores: ¿Qué
es? ¿Por qué? ¿Cómo? ¿Dónde?
Artículo escrito en colaboración por:
Clotilde Hannetel – Directora de Achaz Consulting – http://www.achazconsulting.com/
Stéphane Morel
¿Qué es?
La gestión de la calidad es una filosofía de trabajo orientada
hacia la satisfacción del cliente, basada en la implicación de todos los
empleados de la empresa. Mediante el análisis de los datos y de las causas de
los problemas, persigue la mejora continua en todos los procesos diarios de
trabajo: diseño, desarrollo, fabricación, distribución y comercialización. El
objetivo final sigue siendo la entrega de productos y/o servicios a los
clientes según sus requisitos y con el menor coste para la empresa (menos
fallos, menos re-trabajos, y menos residuos).
La gran mayoría de las
empresas tienen departamentos de Calidad. Inicialmente, este departamento
suele enfocarse hacia la propia empresa y, en particular , hacia su proceso
productivo. Rápidamente, la función amplía su ámbito de responsabilidad
asegurando la calidad de todos los procesos de la compañía y pasa a gestionar
también la calidad de los proveedores.
¿Por qué?
Los beneficios de una gestión eficaz de la calidad de los
proveedores son múltiples:
· Es
una absoluta necesidad para conseguir la fidelización de los clientes, así como
costes productivos competitivos. La gestión de la calidad de los proveedores
impacta tanto el “bottom line” como el “top line” de la cuenta de
resultados de las empresas.
· Consigue
la mejora de la fiabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro: los
proveedores más importantes empezarán a aplicar la gestión de la calidad a sus
propios proveedores y así sucesivamente.
· Permite
evaluar, de forma muy sencilla mediante respuestas sobre calidad, la voluntad
del proveedor para progresar, así como su motivación para trabajar con
nuestra empresa a largo plazo. Es un elemento clave de los programas
de Supplier Relationship Management.
· Apoya
firmemente la optimización del panel de proveedores, coincidiendo plenamente
con los objetivos de numerosas estrategias de compras.
· Se
enfoca hacia el desarrollo de los proveedores, siendo éstos cada vez más
proactivos a la hora de buscar soluciones o nuevas ideas que permitan:
ü la
mejora de la productividad dentro de nuestra propia empresa
ü la
optimización de los recursos de nuestra organización dedicados al seguimiento de
los proveedores
¿Cómo?
Para poner en marcha la función de Calidad Proveedor, se suelen
seguir las siguientes etapas:
1. Segmentación
de proveedores y priorización. Como es imposible
controlar, vigilar o pilotar a todos los proveedores, es necesario priorizar y
segmentar por categorías. Las de nivel 1 son las categorías que tendrán un
impacto directo e inmediato en la satisfacción final del cliente; las de nivel
2, tendrán un impacto importante en nuestra organización (ciclo productivo
principalmente); y las de nivel 3, tendrán un impacto medio/bajo. Según el
sector de actividad y los requisitos de los clientes finales, todos o algunos
de los proveedores “activos” de la categoría considerada estarán
controlados. Si para las categorías más críticas, se prevé una
carga de trabajo demasiado alta dado el número de
proveedores, puede que sea un momento oportuno
para revisar el panel y optimizarlo.
2. Calidad
recepción. En base a la segmentación de proveedores y mediante el control
de recepción, el objetivo es evitar que los fallos de calidad de los
proveedores impacten en la producción o la calidad final de los
productos/servicios que comercializa la empresa. Los incidentes se reportan a
los proveedores para pedirles acciones de mejora y se les facturan los costes
asociados al fallo detectado. Es una fase de control a posteriori y reactivo de
la calidad.
3. Planificación
avanzada de la calidad de los productos. En esta fase, y de forma
proactiva, compras junto con calidad trabajan en la reducción de las incidencias
mediante: la auditoría de los proveedores, el control de calidad en fase de
desarrollo (auditoría de proceso, la validación de muestras), los grupos de
trabajo mixtos para la mejora continua, el control de calidad avanzado y
planes de acción de mejora. Durante esta fase, se aplican y se transfieren las
herramientas más comunes de la gestión de calidad total: Kaisen, 6Sigma,
Lean Management, Modos de fallos. Los proveedores con quienes se puede
completar esta tercera etapa suelen ser autónomos. Habrán puesto en
marcha todas las herramientas para su propio control y mejora, con
o sin necesidad de apoyo de su cliente.
¿Dónde?
Finalmente, hoy no existe debate alguno en cuanto a la necesidad
de desarrollar una sólida gestión de Calidad de los proveedores; sin embargo,
no queda claro quién debe responsabilizarse de esta gestión: ¿Compras o
Calidad? La pregunta sigue abierta.
A continuación, se recopilan los pros y contras de cada
opción.
|
Calidad Proveedores está bajo la
responsabilidad de
la función de:
|
Ventajas
|
Desventajas
|
|
Calidad
|
·
Objetivos de
calidad claros y bien definidos
·
Total
conocimiento de los requisitos de calidad de los clientes finales a
transmitir a lo largo de toda la cadena de suministro
·
Gestión
del planning y de las prioridades según los objetivos de la
dirección de calidad
·
Alineamiento y
experiencia en cuanto a herramientas y métodos de trabajo
·
Garantía de
independencia y neutralidad en las auditorías de proveedores y los
planes de mejora
·
Mejor visión
global y control del proceso total de calidad tanto en
interno como en externo
|
·
Requiere un
alineamiento y una coordinación muy estrecha con Compras en cuanto a
estrategia, objetivos, reglas, decisiones, comunicación, herramientas,
evaluación, re facturación de los costes de no-calidad …
·
Posible riesgo
de falta de alineación de los objetivos de calidad entre ambos departamentos
(enfoque prioritario de compras hacia el ahorro o la mejora de la
productividad)
·
Posible riesgo
de comunicación de mensajes contradictorios a los proveedores
·
El proveedor se
aprovecha de la separación de los roles para negociar
|
|
Compras
|
·
La calidad de
los proveedores se convierte en un objetivo de los compradores y pasa a ser
un criterio decisivo a nivel de creación de valor, de evaluación del
proveedor y de definición del panel de proveedores.
·
Al ser el mismo
departamento, y con unos objetivos alineados, existe un sólido binomio entre
el propio comprador y el responsable de Calidad de los Proveedores,
asegurando más reactividad y flexibilidad en cuanto a incidencias de calidad
(tanto en fase desarrollo del proyecto como en modo serie)
·
Existe
una única voz, más potente, frente al proveedor. El proveedor no
consigue “dividir” para vencer.
|
·
Pérdida potencial
de vínculo o alineamiento con el propio departamento de calidad de la
empresa
·
Posible riesgo
de desconexión de la calidad entregada por los proveedores de la calidad
global (indicadores verificados por diferentes directores)
·
Posible riesgo
de pérdida de independencia y neutralidad en las auditorías de proveedores
(el comprador puede influir para conseguir resultados más positivos)
·
Compras puede
empezar a “defender” al proveedor delante de su organización
|
Conclusión
Independientemente de dónde se quiera ubicar la función de Calidad
Proveedores (departamento de Calidad o departamento de Compras), los elementos
clave a tener en cuenta son:
· La
absoluta necesidad de tener colaboradores expertos en calidad. Así como para
los compradores es prioritario no dejar que se hagan compras por no
profesionales, las actividades de calidad de proveedores deben ser realizadas
por profesionales de calidad.
· La
necesidad de conocer en profundidad los requerimientos de calidad de los
clientes finales y de la propia organización.
· La
necesidad de alineamiento total de los objetivos de calidad de los proveedores
con los de calidad de la empresa, dado el impacto directo de los proveedores en
el rendimiento de “calidad total” de la compañía .
· El
uso de herramientas y la aplicación de procesos de calidad homogéneos.
· Una
sintonía / coordinación total en cuanto a la comunicación a los
proveedores.
En base a estos criterios, podríamos recomendar que, en las
fases de desarrollo de un nuevo producto o servicio, Calidad Compras esté
reportando al propio departamento de Calidad manteniendo estrechas conexiones
con Compras. En modo “serie”, y siempre dentro de organizaciones maduras, se
podrían ubicar aspectos del proceso de calidad de proveedores bajo la
responsabilidad directa de Compras. En el caso, por ejemplo, de la homologación
y auditoría de los proveedores, de la calidad recepción, del seguimiento
del rendimiento de la calidad de los proveedores o de la mejora continua
de los proveedores.
En conclusión, la gestión de la calidad de los proveedores
influye plenamente en la creación de valor y llega a ser incluso una
ventaja competitiva. Por lo tanto, se debe procurar su correcto
cumplimiento.
¿Qué haces y/o qué harás en
cuanto a Calidad Proveedores?
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