P@13_ ¿Hablamos de Lean Six Sigma en Compras?

El Supplier Relationship Management  es un programa complejo y apasionante que permite conseguir la creación de valor desde Compras gracias a la mejor integración en la organización de unos pocos proveedores cuidosamente seleccionados (ver el P@11).

3 de los capítulos clave del programa de SRM son 1.- la revisión constante de todos los procesos de colaboración e interacción para optimizarlos (administrativos, productivos, logísticos, de desarrollo, …)  , 2.- la búsqueda  continua de  productividades y 3.- la ayuda que brindamos a nuestros proveedores para que se desarrollen y vayan mejorando.

Para manejar de forma satisfactoria estas actividades conjuntas entre el cliente y el proveedor, el uso de las técnicas Lean Six Sigma (L6S) resulta imprescindible.

Por eso, los departamentos de Compras deben estar preparados, formados y dotados de recursos expertos en cuanto a L6S para poder liderar proyectos colaborativos de optimización y mejora continua.

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El Lean Six Sigma es una metodología de trabajo (o cultura de empresa) para le mejora continua de los negocios, productos, procesos que combina 2 técnicas:

 

-    Por una parte, el Lean cuyo enfoque es la optimización de los flujos o procesos mediante la eliminación o reducción los “residuos”. El objetivo es reducir el tiempo y los esfuerzos dedicados a actividades que no aportan valor para el cliente del proceso, del producto o del servicio estudiado. Las herramientas más conocidas del Lean suelen ser : SMED, JIT, Kanban, 5S, TPM, Hoshin, Standardized Work,...

 

-    Por otra parte, el Six Sigma cuyo enfoque es la reducción de las variaciones para eliminar defectos. Mediante el análisis de datos, el objetivo es asegurar un alto nivel de repetitividad de un proceso y alto nivel de calidad de un producto, servicio o proceso para el Cliente. Se trata de buscar la perfección. El Sigma es una unidad estadística de medición que indica la repetitividad y fiabilidad del proceso. La escala sigma de medición se basa en los defectos por unidad, piezas defectuosas por millón o la probabilidad de error/fallo. El Six Sigma sigue la metodología: Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar.

 

	Lean	Six Sigma
Criterio principal	Tiempo, Residuos	Defectos
Enfoque	Eficiencia	Eficacia, 0 fallo
Visibilidad de la mejora	Más visible	Menos visible
Necesidad de datos	Menos	Más

 

La combinación del Lean y del Six Sigma permite conseguir una mejora de la eficiencia y eficacia de los negocios mediante los siguientes principios:

-       Enfoque hacia el cliente

-       Implicación de los sponsors

-       Creación y liderazgo de un equipo de trabajo

-       Identificación y comprensión de cómo el trabajo se efectúa (Value stream)

-       Gestión y mejora del flujo del proceso

-       Eliminación de las etapas sin valor añadido y de los residuos

-       Gestión por análisis de datos para la reducción de las variaciones y conseguir una drástica mejora de la calidad

-       Implicar y formar a las personas en el proceso

-       Gestión del cambio

-       Mejora continua de forma sistemática

El L6S empieza a utilizarse cuando Compras está manejando con soltura la Gestión por Categoría es decir cuando la empresa cliente tiene claro que la creación de valor pasa por un analisis del coste total de adquisición y por una mejor integración del proveedor en los procesos de la propia organización para poder mejorar la productividad. Está definitivamente ligado al desarrollo del SRM con los principales proveedores de la organización.

Por eso, cuando el departamento de Compras alcanza este grado de madurez, aparecen docenas de situaciones para aplicar el L6S:

-       Mejora de cualquier proceso administrativo, de planificación o aprovisionamiento, de gestión de stock, de recepción, de facturación, de pago, de co-diseño (mediante por ejemplo el uso del 5S, del process flow diagram, del value stream map, del spaghetti diagram, de la implementación del Kanban …)

-       Mejora de la calidad de los productos o servicios entregados por el proveedor (mediante el SPC, el fishbone, el FMEA, el PDCA, …)

-       Talleres de analisis del valor entre el cliente y su proveedor para mejorar y optimizar un producto o un servicio. Ciertas empresas han realizado estos talleres juntando varios proveedores competidores al mismo tiempo en la misma sala para contribuir todos juntos a la aportación de ideas

-       Se recurre cada vez más a la implementación de poka yoke en el diseño o en el proceso de fabricación y entrega del producto o proceso de generación del servicio

-       Talleres de reducción de residuos (cual sea su forma incluido las mermas). Se revisan a fondo los parametros de los procesos productivos.

-       Se optimizan los ciclos de producción trabajando los parametros de fabricación e incluyendo el SMED o TPM

-       El cliente ayuda su proveedor a re-diseñar la linea de montaje y su flujo de operaciones para la producción de un producto especifico mediante una auditoria muy detallada del proceso y de los flujos

-       El cliente ayuda a su proveedor a re-diseñar el lay-out entero de su planta de producción

Al inicio, suele existir fuera de Compras un grupo experto en L6S, y rapidamente el departamento de Compras empieza a pedir ayuda a estos expertos para participar o liderar varias iniciativas de productividad. Con los primeros éxitos, y el enorme potencial, se decide crear dentro de Compras un equipo propio de expertos en L6S (llamado Supplier Development o Supplier Performance and Innovation, …) y se establece un plan de formación especifico para los compradores (L6S cinturones verde o negro)

General Electric o Toyota suelen ser las referencias en L6S dado que forma parte de la cultura de empresa. Estos clientes no dudan en ayudar y formar a sus principales proveedores.

En los útlimos años, en el sector de la salud, los hospitales han ido desarrollando de manera significativa el L6S. De hecho, con una función ya muy establecida de L6S, una empresa farmaceutica como proveedor de los hospitales no ha dudado en ofrecer programas y proyectos de L6S a sus principales clientes hospitales. En este caso el proveedor forma y ayuda a su cliente.

 

Desarrollar las capacidades del equipo de Compras a nivel de Lean Six Sigma es una excelente inversión para poder contribuir a la mejora de la productividad y de la calidad. ¿Cómo lo ves?