P@6_ ¿ Hablamos de negociación via e-auction?

Durante las entrevistas de selección de un(a) comprador(a), una de las competencias más frecuente es la habilidad del “Negociador” (tanto interna como externamente).
¿Y las e-auctions?
¿Como estos perfiles están adoptando esta “nueva” herramienta?
Las subastas suelen tener mala fama: proceso agresivo, puesta en marcha compleja y perdida de tiempo; no se puede subastar todo; el precio como único enfoque; muchos proveedores no participan... Con tantos argumentos en contra, algo falla.

Una e-auction, correctamente implementada, es eficiente, eficaz, transparente.

__________________________________________________________________________________

Hoy en día, insistir tanto sobre la importancia del rol de Negociador para un Comprador, implica reducir de forma significativa su papel.

Sabemos que:

1-    El Comprador es responsable de su desarrollo profesional y personal, y asume el liderazgo para transformar la función de Compras

2-    Dedica tiempo y atención en entender realmente el Negocio

3-    Construye e implementa un plan de upgrade del departamento o de su propio puesto (madurar y utilizar cada vez más palancas de Compras):

a.    Reduce las actividades tácticas (Optimizar, Automatizar, Externalizar, Eliminar)

b.    Pone en marcha un plan de Procesos & Sistemas

c.    Tras empezar con Iniciativas de Compras, posteriormente puede elegir entre Sourcing Process o CatMan para las categorías claves

4.    Desarrolla un Marketing interno y externo (incluido Balance Scorecard)

Por lo cual, externamente, la Negociación con los Proveedores es una parte muy limitada del rol del Comprador. Internamente más que Negociación, un Comprador debe liderar iniciativas, acordar estrategias de categoría, por lo tanto es imprescindible establecer relaciones productivas, influenciar e implicar a muchas áreas de la empresa. No se trata de Negociar sino de gestión del cambio y Business Partnering.

Entrando en el detalle del Sourcing Process o del CatMan vemos de nuevo que la Negociación es sólo una parte del proceso.

1-    El “Supplier on boarding” es decir realmente implicar a los Proveedores en la Iniciativa que lanzamos o en las estrategias de categoría que hemos definido es mucho más valioso que la propia Negociación. Se trata de “vender” nuestra empresa, nuestro proyecto y hacerlo atractivo a los Proveedores. En cualquier mercado de Proveedores competimos con muchos otros clientes. Esto no sólo es “negociación”. El supplier on boarding es ante todo una filosofía de trabajo y se realiza a lo largo de todo el proceso de Compras.

2-    El rigor con el cual realizamos las RFx´s o la Iniciativa influye considerablemente en los Proveedores de cara a la Negociación: ¿Tenemos un Steering Committee y un equipo de trabajo comprometidos?¿Nuestras fase de data gathering ha sido precisa y detallada? ¿Los Proveedores entienden las necesidades? ¿Nuestras especificaciones son claras y no las vamos a revisar repetidamente? ¿Nuestro proceso está claro aprobado internamente y comunicado a los Proveedores? ¿Las ofertas de los Proveedores son de calidad? ¿Son comparables? ¿Tenemos criterios claros de selección o decisión? Contestar de forma afirmativa a estas preguntas es, en mi opinión,  más importante que la propia Negociación.

3-    Centrándonos ahora en el puro proceso de Negociación, todos tenemos claro que el éxito reside en la fase de preparación y posteriormente en la ejecución. ¿Cuáles son los Stakeholders implicados y cual es su posición (apoyo, neutro, en contra – riguroso, imprevisible - ...)? ¿Qué visión vamos a desarrollar con ellos? ¿Qué reglas del juego vamos a pactar de cara a la negociación con los Proveedores? ¿Tenemos nuestro DAFO? Qué opciones y margen de maniobra tenemos?¿Qué objetivos tenemos?¿Cual es el papel de cada Stakeholder antes, durante y después de la Negociación? O sea que dentro del mismo proceso de Negociación,  sin ninguna duda, estas tareas aportan más valor que los diferentes rounds de negociación sentados en una sala con cada uno de los proveedores pre-seleccionados. Un round de negociación sin preparación desgraciadamente no sirve de nada.

En cuanto a las e-auctions, resulta clave entender con precisión lo que llamamos “Negociación”. La e-auction no es negociar... la e-auction es simplemente la herramienta que nos hará más eficiente, eficaces y transparentes en la sub-etapa de los famosos “rounds de negociación”. Todo lo demás sigue siendo altamente necesario y vital para el éxito de la subasta o de cualquier negociación tradicional.

La e-auction, Reverse auction, Subasta a la inversa es una subasta en la cual los roles están invertidos:

   - En vez de tener un evento donde los compradores compran a un mismo vendedor un producto o  servicio pujando el precio de compra a la alza,

   - Tenemos un evento en el cual los vendedores compiten entre ellos para conseguir de un mismo comprador la adjudicación de un producto o servicio bajando sus precios de venta.

Las ventajas de esta herramienta son clarísimas:

   - Máxima eficiencia del proceso:

            * Archivo electrónico para “copia_pegar” y Best  Practice Sharing de eventos

* Máximo número de rounds de negociación en unos pocos minutos frente a muchas horas de reunión con los distintos proveedores en sucesivos rounds.

   - Máxima eficacia: la subasta crea el entorno competitivo para alcanzar el precio mercado “tope” , eliminado las posibles comunicaciones “paralelas” durante un proceso tradicional de negociación. Francamente, cómo un Comprador puede estar seguro que “ya ha alcanzado” el número óptimo de rounds de negociación y las mejores condiciones del mercado? La subasta ayuda mucho a garantizarlo.

   - Transparencia (incl. comunicación simultánea), compliance y benchmark para los proveedores

   - Sirve tanto para los eventos sencillos como complejos mediante las “funciones o opciones avanzadas”. Se pueden subastar hasta cost models.

   - Debe quedar muy claro que, hoy en día, la gran mayoría de las categorías de compras (Directas, Indirectas, Inversiones) son subastables con resultados muy positivos.

Es cierto que el uso de las subastas,

   - Requiere como cualquier proceso de negociación tradicional unas bases imprescindibles:

                        * Necesaria Competitividad entre proveedores

                        * Realizar un buen Supplier on-boarding

                        * Tener especificaciones claras

* Crear una comparativa clara ANTES del evento

* Tener un proceso de toma de decisión debidamente acordado (no siempre el ganador del evento debe ser seleccionado)

   - Requiere vencer resistencias iniciales de los Compradores, Clientes Internos y/o Proveedores

   - Está claramente relacionado con el análisis Kraljic de proveedores. Las subastas se manejan de forma distinta con proveedores de Adquisición, Leverage, o Estratégicos. Son poco recomendables para mercados Cuello de Botella.

   - Se requiere más preparación y estudio en el caso de los proveedores estratégicos. Cómo explicar a un Proveedor con una relación a largo plazo el uso de la e-auction? Respuesta: al momento de renovar el contrato, insistir en la clara necesidad de Benchmark y de seguir en contacto con el mercado de proveedores independientemente de la relación de confianza mutua establecida.

   - Puede suponer cierto peligro en los casos de competitividad reducida (número limitado de proveedores)

   - Requiere una sesión de formación de los proveedores + evento “test” así como una buena definición de los lotes y del precio de salida

   - Hay que estar preparados para posibles errores en las ofertas durante la subasta (errores de introducción de datos con re-set en medio del evento) mediante formación de los compradores y asegurando participación del Support Center en los eventos

Dado el desarrollo y uso aun limitados de esta herramienta, no hay que dudar a la hora de enfrentarse a todas las resistencias y barreras:

   - De los propios Compradores:

* las subastas representan un cambio en la manera de proceder y hay que convencerse, convencer internamente e implicar a los proveedores. Romper con los dogmas y dar el primer paso no es fácil.

* significa eliminar una parte del proceso (los rounds de negociación) que suele gustar mucho. Tantos compradores se definen ante todo como grandes negociadores...

* por miedo a los resultados: y si los proveedores no participan? Y que opinará la Dirección y los Clientes Internos en el caso de alcanzar un 10-15-20% (o más) de bajada con respecto a la baseline?

   - De los Clientes Internos

* no entienden la herramienta y sólo ven un proceso agresivo de negociación

*por miedo a la reacción de los proveedores y perder la relación win-win  que tanto necesitamos con el proveedor... El rol del comprador es explicar las ventajas de la herramienta y las medidas tomadas para formar e incorporar a los proveedores a este nuevo proceso. De paso, se podría aprovechar para revisar con ellos la matriz de Kraljic explicando que no todos los proveedores requieren una relación win-win a largo plazo...

   - De los proveedores

* temen la eficacia de la herramienta dado la real puesta en competición y por ser un  proceso mucho más equitativo (un sólo evento y todos con el mismo tiempo para participar)

*la subasta significa un cambio en la manera de vender y convencer: hay que esforzarse mucho más en las primeras etapas del proceso (enseñar su motivación desde el inicio, calidad de la RFI y de la oferta). Con la desaparición de los rounds de negociación, desaparece la capacidad de influenciar emocionalmente, y el proveedor se encuentra frente a un proceso de decisión mucho más racional implicando un cambio de la argumentación tradicional.

Con  lo cual el propio proceso de Subasta debe ser objeto de un meticuloso e-auction Process On Boarding:

   - Proceso de subasta claramente indicado en la RFQ

   - 1er round de ofertas para comprobación, revisión, alineamiento de las ofertas y fijación del “precio de salida”

  - Carta positiva de participación al evento:

* Objetivos de la subasta, beneficios

* Perímetro o volúmenes (sin compromiso en firme)

* Timing y etapas

* Descripción detallada de los templates y lotes para la subasta

* Tipo de subasta y reglas durante el evento

* Criterios de adjudicación

* Manual de formación

* FAQ

   - Conferencia telefónica  conjunta de Formación a la herramienta

   - Evento “test” conjunto

   - Mensajes de agradecimiento al inicio del evento y al final del evento

   - Tras el evento, comunicado oficial:

* Agradecimientos

* Próximos pasos

La definición de los lotes es una etapa clave del proceso:   

   - Identificación de (los) lote(s) por:

* Tipología producto / servicio / tecnología

* Ubicación geográfica o Divisional

* Consumo: diferentes hipótesis o por fases

* Se puede incluir un lote de condiciones de pago (siempre último lote sin derecho a cambio de los precios anteriormente ofertados)

   - Limitar el número de lotes aunque haga falta hacer más complejo el template de algún lote. Se evita el cansancio de los proveedores y errores en las entradas de datos

   - Uno tras otro, todos al mismo tiempo, o solapándose?

   - Orden de los lotes:

* El primero sencillo, el (los) siguiente(s) complejo(s), cerrando con un lote sencillo

* Es necesario comprobar la dependencia de los lotes entre ellos y ordenar adecuadamente

Se debe elegir con sumo cuidado el tipo de Subasta: full view (se ven en la pantalla todos los “puntitos” de todas las ofertas de todos los proveedores) o ranking (el proveedor sólo conoce su posición tras cada nueva oferta de cualquier proveedor).

   - El modelo Full View aplica cuando tenemos:

* Alta competencia y gran número de participantes

* Proveedores acostumbrados

* Para productos “commodity”, catálogo o estándares

* Precios inicialmente ofertados alineados

* Proveedores en panel no muy competitivos frente a challengers y fácil resourcing

   - El modelo de Ranking aplica cuando tenemos:

* Competencia más limitada y/o número reducido de proveedores (3 o 4)

* Proceso nuevo para los proveedores: suavizar la percepción de “agresividad” del Full view

* Para productos o servicios más complejos o cost-model

* Sirve para atenuar o ocultar la disparidad entre las 1eras ofertas (>15%)

* Proveedores en panel ya competitivos frente a challengers y difícil resourcing

Este proceso requiere altos estándares de ética:

   - Está terminantemente prohibido:

* Crear un proveedor ficticio para fomentar más competencia

* Enviar un mensaje o llamar a un proveedor para darle informaciones sobre el proceso en marcha y la posición de los competidores

* Tener un último round de negociación tras la e-auction (salvo si ha sido claramente definido y comunicado antes del evento)

   - Incluir a un proveedor en la subasta cuando sabemos que no cumple con todos los criterios, o que su oferta no es tan comparable, o con alta probabilidad de ser eliminado del proceso de selección, es posible cuando:

* Se trata de un proceso de Excepción

* Los proveedores no saben los resultados del proceso de pre-selección (no hay fugas de información en el equipo de trabajo...)

* Cliente Interno OK y regla clara de no volver a incluir al proveedor en el proceso de selección final

Finalmente habrá que elegir entre Matriz de Decisión, e-auction ponderara o ganador al mejor precio:

   - Matriz de decisión:

* Proveedores poco experimentados o supplier on-boarding complejo

* Clientes Internos poco experimentados

* Peso del precio bajo en el AQSCIR

* Categoría Estratégica

* Lotes / modelo de subasta complejo (reducir la presión, incrementar la concentración)

   - e-auction ponderada:

* Proveedores altamente experimentados y supplier on-boarding sencillo

* Clientes Internos altamente experimentados

* Peso del precio medio-Alto en el AQSCIR

* Categoría Leverage (con experiencia previa)

* Pocos lotes y modelo subasta simple

   - Ganador al mejor precio:

* Proveedores experimentados y supplier on-boarding sencillo

* Clientes Internos altamente experimentados

* El precio lo decide todo

* Categoría Adquisition / Leverage

* Modelo de subasta simple

Sobre todo, una subasta representa una excelente oportunidad de influenciar a nuestros stakeholders:

   - Invitar formalmente a los Stakeholders a visualizar el evento en directo

   - Preparar la sala (grande, cómoda, bebidas “para el evento”)

   - Antes del evento, preparar los argumentos de “influenciación” para los Stakeholders

   - Realizar una breve introducción sobre la herramienta

   - Realizar una “venta interna” de las etapas del proceso, perfil de los Proveedores en base a la Matriz de Decisión y reglas del juego (peso del Precio frente a los demás criterios)

   - Visualización y explicaciones en directo del evento

   - Disfrutar del momento siempre respetando mucho el “evento” y a los Proveedores que al “otro lado” afrontan una situación de mucho estrés

  - Aprovechar el evento para consolidar la relación con los Stakeholders

   - Durante el evento, el Stakeholder está relajado y muy receptivo a todos los mensajes preparados. Mayor oportunidad de poder influenciar o tomar decisiones.

   - Celebrar el resultado

   - Acordar los próximos pasos

Se ha debatido mucho sobre las e-auctions y poco se ha hecho aun. Lo más lógico sería simplemente dejar de hablar de esta herramienta al tenerla totalmente integrada en nuestros procesos. Lo ideal sería encontrar tantas formaciones sobre e-auction como las hay sobre negociación, sobre cómo realizar una RFQ, o TCO o aspectos legales en Compras...

¿Puedes compartir experiencias positivas de subastas a la inversa?