Influir sin autoridad y las monedas de cambio

Está claro que, en muchas empresas, el departamento de compras no decide y no puede imponer su visión al negocio, que será el responsable de tomar la decisión final. Por lo tanto, el comprador debe ser capaz de poder influir sin autoridad, es decir, tener la habilidad de ejercer cierto poder sobre los clientes internos para llegar conjuntamente a acuerdos, decisiones y acciones.

Influir no significa convencer, ni persuadir. No se consigue mucho basándonos en repetir los mismos argumentos una y otra vez. Tampoco se trata de vender la función y sus éxitos una y otra vez. Argumentar es bueno pero de ninguna manera debe ser el único método que debamos emplear.

Por supuesto, influir no consiste en manipular a la gente. Intentar controlar más o menos sutilmente las opiniones y/o actuaciones de los clientes internos es una estrategia peligrosa y nefasta a largo plazo, con resultados impredecibles y en todo caso casi siempre negativos.

Existe un robusto proceso de influencia con seis etapas claras basado en la identificación de las monedas de cambio. A menudo, el solo proceso de análisis del mensaje y de búsqueda de sinergias y oportunidades no es suficiente para poder conseguir un acuerdo, un consenso o un compromiso, por más lógica que sea la propuesta de colaboración. Eso pasa porque, detrás de las realidades objetivas del contexto laboral en cuestión, cualquier persona tiene una agenda escondida, una agenda mucho más personal: son las monedas de cambio. Para poder influir uno debe encontrar las monedas de cambio de ambas partes y manejarlas dando y tomando.

El proceso de influencia sigue estas 6 etapas:

Fase 1. Siempre considerar al interlocutor como nuestro aliado

No se puede empezar un proceso de influencia o de establecimiento de la relación pensando que el otro es un “enemigo”, junto a una larga lista de descalificaciones, estereotipos, ideas equivocadas, etc. El interlocutor, guste o no, hará que uno tenga éxito (o no) en el proyecto que hay que llevar a cabo; solo puede ser y debe ser considerado como un aliado, lo que requiere un esfuerzo inicial para ver dónde existen intereses comunes. No se consigue nada peleando con un enemigo.

Fase 2. Tener claro los objetivos y prioridades

¿Cuáles son los objetivos primarios y segundarios que uno busca en este proceso de influencia? ¿Son objetivos a corto o largo plazo? ¿Se trata de must-have o de nice-to-have? ¿Cuál es la prioridad: conseguir que la tarea sea realizada o mejorar la relación? ¿Qué se puede negociar, qué se puede ofrecer a cambio de conseguir lo mínimo necesario? ¿Conseguir una victoria a corto plazo vale más que el posible riesgo de dañar la relación? Uno debe tener muy claro lo que persigue. Los objetivos y prioridades inevitablemente serán muy distintos si se está frente a un aliado o a un enemigo.

Fase 3. Diagnosticar el mundo del “otro”

Tras estos dos primeros pasos, se puede empezar a diagnosticar el mundo del “otro”. El reto es entender el contexto profesional y más personal del cliente interno y todas las posibles fuerzas que actúan sobre él y que van a determinar lo que son sus prioridades; se trata de identificar lo que realmente le importa en su agenda oficial y sobre todo en la no tan oficial. Esta etapa permite entender mucho más a la otra persona y de paso ayuda a considerarla aún más como a un aliado.

Fase 4. Identificar las monedas de cambio

Llega el momento de identificar las monedas de cambio de cada parte. Éste es el nombre que corresponde a aquello que interesa a cada parte. Y es frecuente ver que al final no resulta tan complicado poder intercambiar monedas. Están las monedas de cambio estrictamente profesionales fácilmente identificables (por ejemplo, la mejora del servicio, de la calidad, simplificación de un proceso, mejora de las condiciones económicas, el rechazo a un cambio de proveedor por los posibles riesgos o carga de trabajo adicional etc.). Sin embargo las más valiosas son las monedas de cambio más personales, que en mayor medida y de forma escondida tienen mucho peso en la toma de decisión: inspiración, tarea, posición, relación, personal.

Fase 5. Tratar la relación

¿Qué tipo de relación se mantiene hasta hoy con la otra persona: positiva, neutral o negativa? ¿Cómo esta persona quiere ser tratada? ¿Cómo funciona? ¿Trabaja de forma muy formal o más informal? ¿Requiere organización, planificación o más bien improvisación? ¿Prefiere una comunicación directa o hay que ir con cierta prudencia en lo que se dice? Se trata de adaptarse al tipo de relación que desea la otra persona en vez de imponer nuestro propio estilo. Solo así se conseguirá más.

Fase 6. Dar y tomar

Se influencia dando y tomando, intercambiando monedas. Muchas monedas se intercambian mediante un proceso claramente formalizado y pactado (por ejemplo, tomar una decisión o actuar a cambio de más ventas, de más ahorros, de más tiempo, de más bonus, etc.; participar en el proyecto a cambio de presentar ante la dirección; acordar poner a la persona en contacto con otra; formar a la persona en nuevas competencias, etc.). Sin embargo, varias monedas se darán de forma indirecta e informal sin que haya pacto oficial (por ejemplo, agradecer, reconocer, aumentar el sentimiento de pertenecer a un grupo, etc.). Es importante saber lo que uno puede y está dispuesto a dar para poder recibir algo a cambio por parte de la otra persona. Y sin duda, muchas cosas de las que podemos dar son “gratis” para nosotros.

Entender y aplicar el proceso de influenciación sin autoridad para los equipos de compras es clave. El libro Cómo ganar amigos de Dale Carnegie es una excelente fuente de ideas y consejos.