Está
claro que, en muchas empresas, el departamento de compras no decide y no puede imponer su visión al negocio,
que será el responsable de tomar la decisión final. Por lo tanto, el comprador debe ser capaz de poder influir sin autoridad, es decir, tener la habilidad de ejercer cierto
poder sobre los clientes internos para llegar conjuntamente a acuerdos,
decisiones y acciones.
Influir
no significa convencer, ni persuadir. No se consigue mucho basándonos en
repetir los mismos argumentos una y otra vez. Tampoco se trata de vender la función y sus éxitos una y otra vez. Argumentar
es bueno pero de ninguna manera
debe ser el único método que debamos emplear.
Por
supuesto, influir no consiste en manipular a la gente. Intentar controlar más o
menos sutilmente las opiniones y/o actuaciones de los clientes internos es una
estrategia peligrosa y nefasta a largo plazo, con resultados impredecibles y en
todo caso casi siempre negativos.
Existe un
robusto proceso de influencia con seis etapas claras basado en la
identificación de las monedas de cambio. A menudo, el solo proceso de análisis
del mensaje y de búsqueda de sinergias y oportunidades no es suficiente para
poder conseguir un acuerdo, un consenso o un compromiso, por más lógica que sea
la propuesta de colaboración. Eso pasa porque, detrás de las realidades
objetivas del contexto laboral en cuestión, cualquier persona tiene una agenda
escondida, una agenda mucho más personal: son las monedas de cambio. Para poder
influir uno debe encontrar las monedas de cambio de ambas partes y manejarlas
dando y tomando.
El
proceso de influencia sigue estas 6 etapas:
Fase 1. Siempre considerar al interlocutor como
nuestro aliado
No se
puede empezar un proceso de influencia o de establecimiento de la relación
pensando que el otro es un “enemigo”, junto a una larga lista de
descalificaciones, estereotipos, ideas equivocadas, etc. El interlocutor, guste
o no, hará que uno tenga éxito (o no) en el proyecto que hay que llevar a cabo;
solo puede ser y debe ser considerado como un aliado, lo que requiere un
esfuerzo inicial para ver dónde existen intereses comunes. No se consigue nada
peleando con un enemigo.
Fase 2. Tener claro los objetivos y prioridades
¿Cuáles
son los objetivos primarios y segundarios que uno busca en este proceso de
influencia? ¿Son objetivos a corto o largo plazo? ¿Se trata de must-have o de
nice-to-have? ¿Cuál es la prioridad: conseguir que la tarea sea realizada o
mejorar la relación? ¿Qué se puede negociar, qué se puede ofrecer a cambio de
conseguir lo mínimo necesario? ¿Conseguir una victoria a corto plazo vale más
que el posible riesgo de dañar la relación? Uno debe tener muy claro lo que
persigue. Los objetivos y prioridades inevitablemente serán muy distintos si se
está frente a un aliado o a un enemigo.
Fase 3. Diagnosticar el mundo del “otro”
Tras
estos dos primeros pasos, se puede empezar a diagnosticar el mundo del “otro”.
El reto es entender el contexto profesional y más personal del cliente interno
y todas las posibles fuerzas que actúan sobre él y que van a determinar lo que
son sus prioridades; se trata de identificar lo que realmente le importa en su
agenda oficial y sobre todo en la no tan oficial. Esta etapa permite entender
mucho más a la otra persona y de paso ayuda a considerarla aún más como a un
aliado.
Fase 4. Identificar las monedas de cambio
Llega el
momento de identificar las monedas de cambio de cada parte. Éste es el nombre
que corresponde a aquello que interesa a cada parte. Y es frecuente ver que al
final no resulta tan complicado poder intercambiar monedas. Están las monedas
de cambio estrictamente profesionales fácilmente identificables (por ejemplo,
la mejora del servicio, de la calidad, simplificación de un proceso, mejora de
las condiciones económicas, el rechazo a un cambio de proveedor por los
posibles riesgos o carga de trabajo adicional etc.). Sin embargo las más
valiosas son las monedas de cambio más personales, que en mayor medida y de
forma escondida tienen mucho peso en la toma de decisión:
inspiración, tarea, posición, relación,
personal.
Fase 5. Tratar la relación
¿Qué tipo
de relación se mantiene hasta hoy con la otra persona: positiva, neutral o
negativa? ¿Cómo esta persona quiere ser tratada? ¿Cómo funciona? ¿Trabaja de
forma muy formal o más informal? ¿Requiere organización, planificación o más
bien improvisación? ¿Prefiere una comunicación directa o hay que ir con cierta
prudencia en lo que se dice? Se trata de adaptarse al tipo de relación que
desea la otra persona en vez de imponer nuestro propio estilo. Solo así se
conseguirá más.
Fase 6. Dar y tomar
Se
influencia dando y tomando, intercambiando monedas. Muchas monedas se
intercambian mediante un proceso claramente formalizado y pactado (por ejemplo,
tomar una decisión o actuar a cambio de más ventas, de más ahorros, de más
tiempo, de más bonus, etc.; participar en el proyecto a cambio de presentar
ante la dirección; acordar poner a la persona en contacto con otra; formar a la
persona en nuevas competencias, etc.). Sin embargo, varias monedas se darán de
forma indirecta e informal sin que haya pacto oficial (por ejemplo, agradecer,
reconocer, aumentar el sentimiento de pertenecer a un grupo, etc.). Es
importante saber lo que uno puede y está dispuesto a dar para poder recibir
algo a cambio por parte de la otra persona. Y sin duda, muchas cosas de las que
podemos dar son “gratis” para nosotros.
Entender
y aplicar el proceso de influenciación sin autoridad para los equipos de compras es clave. El libro Cómo ganar amigos de Dale Carnegie es una excelente fuente de ideas
y consejos.
