P@52 Digitalización de los procesos de Compras y optimismo prudente

Hoy en día, es difícil escapar del tema de la Digitalización.

Tras aclarar los 3 ejes de trabajo relacionados con la Digitalización de Compras, vimos con espacial interés la digitalización de los procesos de Compras.

Todos tenemos una posición al respecto del Data, Digital & Tech:

- Los 'pesimistas' ven serias barreras a la implementación del digital con numerosos efectos perversos. No dudan en decir que pocas cosas han cambiado en los últimos 20 años: seguimos hablando del e-sourcing; no hemos mejorado mucho el análisis del gasto; cada vez más los sistemas de Compras son menos amigables.

- Los 'optimistas' creen con firmeza que la singularidad tecnológica ocurrirá en los próximos 20/30 años. También piensan que en 2050 el CPO del año será un robot. 

- Los 'digitales realistas' creen en la necesidad y en la realidad a medio plazo de la digitalización de Compras añadiéndole una gran dosis de sentido común.

Es importante recalcar que pertenezco a este tercer grupo. Es el prisma por el cual analizo la situación actual y futura.

Es obvio que las oportunidades relacionadas con el Data, Digital & Tech son reales y enormes. A diario, un sinfín de expertos explican ejemplos de logros y beneficios.

También, reconozco que me suele venir a la cabeza la imagen de unos cuantos pollos sin cabeza corriendo por todas partes.

Veo, oigo hablar y leo sobre muchos proyectos 'piloto'. Hay más fallos que casos de éxito. Algo sencillo puede explicar esta tendencia: una falta de definición de los objetivos a alcanzar. Se lanzan muchos proyectos sin aclarar primero el porqué o los outcomes deseados.
El Data, Digital & Tech es un medio; no es un objetivo de por sí.
Los responsables de Compras deben empezar por definir primero la estrategia y el roadmap de la función, para poder después definir los objetivos y resultados esperados en cuanto a digitalización. Solo así uno puede priorizar las iniciativas.

Podemos empezar por las herramientas, plataformas o sistemas de Compras. Tenemos ahora muchas opciones para todos los tipos de organización y todos los bolsillos. Los beneficios así como el ROI de estas soluciones han ido mejorando de forma exponencial en los últimos años.
Según los comerciales de estas empresas, todo está fácilmente accesible y debidamente protegido en la nube; todo se puede inter-conectar a otros sistemas de forma muy fácil; todo es ultra-amigable. La realidad es un pelín distinta.

Una buena solución tecnológica ayuda a:

- Cumplir con unos procesos bien definidos,

- Optimizar dichos procesos,

- Ser más eficiente,

- Mejorar la experiencia del usuario. 

A menudo, los sistemas acaban prevaleciendo sobre los procesos que terminan ajustándose a los sistemas. En estos casos, se crean verdaderos monstruos.

Es fundamental analizar los sistemas desde la perspectiva de los procesos definidos. Los procesos son lo primero y lo más importante; no se puede empezar la casa por el tejado.

Finalmente es bueno tener claro que, hoy en día, no existe ninguna solución end-to-end para Compras. Tendremos interfaces entre las distintas soluciones elegidas. Eso implica una gestión integral.

Podemos progresar en nuestro viaje hacia la digitalización, analizando las posibilidades de automatización mediante los RPAs, bots, chatbots, etc...

Para las actividades de poco valor y muy repetitivas, el tiempo ahorrado y la eliminación de fallos son grandes ventajas. Además, son iniciativas baratas y de facil implementación.

No hay que olvidar el factor clave de éxito: la estabilidad del proceso. Cada cambio en el propio proceso o en los interfaces significará reprogramar o volver al punto de partida.

Con estos 2 primeros pasos, ahora toca entrar en el increíble mundo del big data, text mining y/o inteligencia artificial. Hay avances fenomenales en muchos campos y en otras muchas funciones dentro de las empresas. Los departamentos de Compras tienen retraso. Los beneficios son incalculables.
De nuevo, lo más importante es la calidad de los 'inputs' es decir de la información o datos que se van a analizar. 
Antes los datos se intentaban ubicar en una pocas plataformas bien inter-conectadas. Muchas empresas han perseguido el sueño de la super plataforma única gastando más y más dinero. Ahora sabemos que el famoso 'data lake' viene de un ecosistema de datos procedentes de numerosas fuentes muy distintas en formato y modalidad de acceso.

Lo primero consiste en mejorar la gestión y la calidad de los datos. 

Comentando solamente los aspectos más conocidos de la digitalización, podemos concluir con el block chain. Me recuerda al EDI en los 90´s que, en su día, supuso una revolución en el mundo del aprovisionamiento. Con el block chain vamos a vivir grandes disrupciones, progresos y resultados. No cabe duda.

El EDI fue exitoso cuando se supo manejar de forma sectorial y con los grandes actores trabajando de forma coordinada en su implementación. 

Creo que el éxito del block chain requiere lo mismo: tener a los principales actores de un ecosistema (multi-sectorial) de acuerdo y empujando en la misma dirección a largo plazo. Veremos hasta donde llega la experiencia de block chain lanzada por Wall Mart. Se debe seguir con atención los progresos de la(s) red(es) Alastria en España.

El Data, Digital & Tech éstá cambiando los negocios, las empresas, las organizaciones y por supuesto los departamentos de Compras.

El futuro de la función de Compras será:

- 50% Estrategia, Personas & Colaboración para un mejor alineamiento con el negocio y mayor creación de valor para las empresas;

- 50% Data, Digital & Tech para una mayor performance operacional y para desarrollar un riguroso business intelligence.

Tenemos mucho trabajo apasionante por delante.

P@51 La famosa Digitalización... de Compras (parte IV)

Digitalización!

Es EL tema; la digitalización de Compras está progresando a buen ritmo siendo un asunto complicado y ciertamente aún confuso.

Al intentar descifrar la Digitalización, vimos 3 posibles ejes de trabajo:

• Digitalización del proceso de compras.
• Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorías de compras y los distintos mercados de proveedores.
• Cómo Compras puede ayudar a la empresa en su propio proceso de digitalización.

Hoy nos centraremos en el 3er y último enfoque: ¿Cómo Compras puede ayudar en la digitalización de la propia empresa?

La digitalización de las empresas está ya en marcha desde hace tiempo con incertidumbres y numerosos proyectos piloto lanzados en varias áreas de la empresa. La velocidad del cambio seguirá aumentando.

La Digitalización del negocio ocurrirá con o sin Compras, por lo cual, los retos para la función de Compras son aún mayores en este ámbito:

     1.   ¿Objetivos del negocio?

El equipo de Compras necesita haber logrado cierta madurez, un posicionamiento suficiente en la compañía para poder entender y comentar los objetivos del negocio en cuanto a la digitalización. Parece obvio, pero en la realidad estamos hablando de conversaciones poco frecuentes, difíciles y a veces ambiguas con importantes stakeholders.

     2.   ¿Impactos en las categorías?

El departamento de Compras debe ser capaz de medir el impacto en las categorías de compras:

• Identificar las categorías que pueden “morir” a corto/medio/largo plazo y gestionar su extinción progresiva.
• Analizar cómo gestionar nuevas categorías que probablemente no encajan a la primera en la segmentación actual de las categorías y su repartición entre los distintos category managers. Ejemplo: robots, exo-esqueletos, drones, nuevos servicios de todo tipo.
  

     3.   ¿RFS ágiles o crowdsourcing?

Es muy probable que el negocio esté abordando la digitalización mediante proyectos piloto con un cierto nivel de incertidumbres. El tradicional Sourcing Process de Compras no aplica (ni por la rigidez del propio proceso, ni por los plazos asociados). Compras debe aventurarse a lanzar RFS (Request For Solution) de forma ágil (en ‘Sprints’ de 3 semanas aprox.) o retos mediante el sistema de crowdsourcing. Son dos nuevas maneras de trabajar no solamente para Compras sino también para los departamentos de Finanzas y Legal que pueden fácilmente vetar estas iniciativas.

     4.   ¿Nuevos proveedores?

La probabilidad de tener que pactar con nuevos proveedores es alta:

• Recurriendo a grandes multinacionales (IBM, Microsoft, Amazon, Siemens etc...) o, todo lo contrario, implicando a startups
• Acudiendo eventualmente a proveedores ajenos al sector por lo tanto desconocedores de los usos y costumbres.

 
     5.   ¿Nuevo on-boarding de los proveedores?

Muchos de los proveedores elegidos no aceptarán/no podrán cumplir con los procesos, las normas de homologación y los requerimientos asociados al on-boarding. Para estos casos, es preciso crear un proceso paralelo simplificado y flexible de on-boarding, implicando de nuevo las áreas de Finanzas, Legal junto con IT, Supply Chain o Calidad. 

      6.  ¿Collaborative Business Management?
En todo caso, el acuerdo de colaboración con el proveedor seleccionado se pactará dentro de un marco poco definido y que irá evolucionando de forma muy periódica en el tiempo. Los SLAs y los programas tradicionales de SRM no pueden funcionar por ser demasiado rígidos.

Compras, Legal y el negocio deben aprender a establecer nuevos acuerdos de colaboración, así como un modelo más avanzado de gestión de las relaciones a largo plazo (llamado Vested model,  Collaborative Business Mgmt., Trading Relationship Mgmt. o Joint Account Mgmt.)


Ayudar en el propio proceso de digitalización de la empresa permite a la función de Compras contribuir de forma significativa a la estrategia competitiva de la empresa. ¿Qué opinas? ¿Puedes compartir casos de éxito?

P@50 - La famosa Digitalización... de Compras (parte III)

Digitalización!

Es trending topic; está pasando y es un tema complicado. En el ámbito de Compras, me he puesto a reflexionar sobre el asunto ya que lo veía un poco confuso.

Vimos que la 'digitalización de Compras' tiene 3 ejes de trabajo:

• Digitalización del proceso de compras.
• Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorías de compras y los distintos mercados de proveedores.
• Cómo Compras puede ayudar a la propiaempresa en su proceso de digitalización.

Hoy nos centraremos en el 2ndo enfoque: Oportunidades y riesgos en las categorías de compras.

El Category Management está cambiando.

El contenido de la metodología de la gestión por categoría ha sido bastante estable desde los años 90 del siglo pasado hasta el 2015 aprox. El hecho relevante es que hemos ido progresando mucho en la implementación y profesionalización del Catman.

Después de la foto general de la categoría, como segunda etapa, tenemos la investigación del mercado junto con el análisis de la cadena de suministro (incl. análisis de la cadena de valor) y la creación de fichas detalladas de los principales proveedores.

En la investigación de mercado, solemos usar el análisis PESTLE (o PESTEL) así como las 5 fuerzas de Porter.

Centrándonos en el análisis PESTLE, vemos que, en los últimos años, dos dimensiones han ido cobrando mucha importancia:

• La E de ecología, medioambiente o sostenibilidad
• La T de tecnología o digitalización ya que ahora este capítulo debe incluir sin duda ninguna el Data, Digital and Tech.

Análisis de la digitalización de la categoría (la T del PESTLE)

Respecto a la categoría estudiada y el mercado de proveedores correspondiente, se trata, primero, de analizar las tendencias, los posibles impactos o riesgos futuros, las oportunidades que se pueden presentar en cuanto a la digitalización:

• Apps & plataformas,
• Blockchain,
• Ciberseguridad,
• Drones, IA/text mining,
• Impresión 4D,
• IOT,
• Realidad virtual,
• RPA,
• Robots,
• Exoesqueletos,
• Self-driving,
• Visualización de datos,
• ...

En segundo lugar, se analiza el posible impacto respecto a la propia red de proveedores:

• ¿Cuáles son las consecuencias para la gran mayoría de los proveedores del mercado?
• ¿Cuáles son las competencias a desarrollar por parte de los proveedores para subsistir?
• ¿Quiénes pueden ser los próximos líderes del sector?
• ¿Tendremos nuevos actores en el mercado capaces de ofrecer innovaciones disruptivas?
• ¿En qué medida se van a crear nuevos ecosistemas?

Finalmente, veremos los impactos, riesgos y oportunidades en cuanto a la estrategia de la categoría; identificaremos posibles palancas de optimización del gasto y opciones de innovación; revisaremos el panel de proveedores y repensaremos la gestión de las relaciones con los proveedores; plantearemos la gestión de posibles nuevos ecosistemas.

Es evidente que investigar estos aspectos para nuestras principales categorías se ha vuelto el todo necesario.

En muchos casos, los impactos sobre la estrategia de la categoría van a ser significantes.

Hay un largo viaje por delante de nosotros. Hay mucho aun por hacer con el Category Management.

¿Puedes compartir una experiencia o caso de éxito respecto al estudio del Data, Digital & Tech en una de tus categorías?

P@49 - La famosa Digitalización... de Compras (parte II)

Digitalización!

Es el buzzword, está pasando y es un tema complicado. En el ámbito de Compras, creo que es sano reflexionar sobre el asunto.

En un primer post, vimos que la 'digitalización de Compras' tiene 3 ejes de trabajo:

• Digitalización del proceso de compras.
• Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorías de compras y los distintos mercados de proveedores.
• Cómo Compras puede ayudar a la propia empresa en su proceso de digitalización

Hoy nos centraremos en el 1er enfoque: la digitalización del proceso de compras

¿Por qué la digitalización en Compras es importante?

Veo al departamento de Compras como un buscador de soluciones y un conector entre necesidades optimizadas del negocio y capacidades reales de los proveedores. Al realizar adecuadamente esta conexión, contribuimos de forma inmediata a la estrategia competitiva de la empresa.

Por lo tanto, como cualquier empresa o función, Compras debe enfocarse en la creación de valor sostenible tomando en cuento el entorno VUCA actual, lo que implica solucionar 4 retos:

• ‘Híper conciencia’: es la capacidad de detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores. Se trata de conocer los factores internos y externos que pueden impactar en la empresa para bien o para mal.
• Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos desestructurados (internos y externos) debidamente analizados.
• ‘User experience’: la capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata con el cliente interno.
• Ejecución rápida: la capacidad de implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad.

Reflexionando sobre la digitalización del proceso de Compras, un director de Compras tendría que preguntarse:

• ¿En qué grado de madurez se encuentra el departamento? (así se tiene claro el viaje que hay por delante y lo que se podrá generar o no para el negocio)
• ¿Cómo el departamento puede (a corto y medio plazo) y podrá (a largo plazo) ayudar a la empresa?
  (es la famosa definición del valor de Compras; usando por ejemplo el método RAQCSI)
• ¿Cuál es el ‘user journey’ actual (para los propios compradores y más aún para el negocio)? (debemos ante todo entender los dolores de cabeza creados por los procesos y sistemas de Compras)
• ¿Cómo la digitalización puede ayudar?
• ¿De qué recursos humanos y financieros dispongo?
• ¿Por dónde empezar con la digitalización?

La digitalización de Compras y el proceso end-to-end (E2E) de Compras:

Para saber por dónde empezar, hay que revisar a fondo el proceso E2E de Compras. Existen mil maneras de mapearlo. Una posible opción sería la siguiente:

• Category Mgmt.: mediante un robusto análisis interno y externo, un estudio de las necesidades y de la demanda así como una investigación de los costes, el negocio y Compras fijan una estrategia para la categoría estudiada: estrategia a largo plazo (incl.: beneficios para el negocio, aspectos clave de sostenibilidad e impactos del digital, ‘buying channel’ recomendado...), lista de iniciativas, estrategia de proveedores, estrategia de stakeholders, gestión de riesgos, plan de implementación.
• Sourcing Mgmt.: para poder adquirir productos, bienes o servicios, es el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, petición de oferta, negociación, adjudicación. Se realiza mediante las RFX’s.
• Contract Mgmt.: de forma amplia es la gestión de la base de datos de contratos. Incluye: la fijación de criterios para firmar o no un contrato, definición y armonización de los tipos y modelos de contratos, la redacción/negociación/firma de contratos, la gestión documental, la actualización de los contratos con acuerdos de nivel de servicio, gestión contractual durante la vigencia hasta el vencimiento.
• P2P (Procure to Pay): creación del proveedor en el sistema, solicitud de compra y pedido mediante el buying channel seleccionado, hasta el pago de la factura del proveedor.
• Supplier Mgmt.: homologación y auditoría de los proveedores, segmentación del panel de proveedores, gestión de los proveedores estratégicos (programa de SRM_Supplier Relationship Mgmt.) y de los muy pocos partners (Collaborative Business Mgmt.)
• Risk Mgmt.: identificación, evaluación, priorización y seguimiento de los principales riesgos de mercado, suministro, proveedores, productos o servicios.
• Insights Mgmt.: gestión global de los datos relacionados con Compras, análisis y visualización del gasto, análisis de mercados y proveedores, reporting o balance scorecard de la organización de Compras.
• Compliance Mgmt.: compliance en cuanto a los pedidos; definición, gestión y optimización de los controles internos a realizar para asegurar un proceso conforme de Compras. Gestión de las auditorías internas.

En el detalle, los procesos son interdependientes y las sub-actividades se mezclan entre varios procesos.

Posteriormente, podemos mapear las opciones digitales a los procesos y empezar a priorizar:

(lista non exhaustiva)

Es evidente que, queramos o no, la tecnología y la digitalización son del todo indispensable.

En muchos casos, los proyectos de digitalización de los procesos de Compras suelen ser retos totalmente nuevos. Eso implica desarrollar y/o adquirir las competencias y los talentos correspondientes.

Hay un largo viaje por delante de nosotros. En la función de Compras estamos dando los primeros pasos.

¿Puedes compartir una experiencia o caso de éxito en torno a la digitalización del proceso de Compras?