martes, 24 de septiembre de 2019

P@49 - Digitalización del proceso de Compras


Digitalización!

Es el buzzword, está pasando y es un tema complicado. En el ámbito de Compras, creo que es sano reflexionar sobre el asunto.

En un primer post, vimos que la 'digitalización de Compras' tiene 3 ejes de trabajo:
  • Digitalización del proceso de compras.
  • Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorías de compras y los distintos mercados de proveedores.
  • Cómo Compras puede ayudar a la propia empresa en su proceso de digitalización

Hoy nos centraremos en el 1er enfoque: la digitalización del proceso de compras

¿Por qué la digitalización en Compras es importante?
Veo al departamento de Compras como un buscador de soluciones y un conector entre necesidades optimizadas del negocio y capacidades reales de los proveedores. Al realizar adecuadamente esta conexión, contribuimos de forma inmediata a la estrategia competitiva de la empresa.
Por lo tanto, como cualquier empresa o función, Compras debe enfocarse en la creación de valor sostenible tomando en cuento el entorno VUCA actual, lo que implica solucionar 4 retos:

  • ‘Híper conciencia’: es la capacidad de detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores. Se trata de conocer los factores internos y externos que pueden impactar en la empresa para bien o para mal.
  • Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos desestructurados (internos y externos) debidamente analizados.
  • ‘User experience’: la capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata con el cliente interno.
  • Ejecución rápida: la capacidad de implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad.

Reflexionando sobre la digitalización del proceso de Compras, un director de Compras tendría que preguntarse:

  • ¿En qué grado de madurez se encuentra el departamento? (así se tiene claro el viaje que hay por delante y lo que se podrá generar o no para el negocio)
  • ¿Cómo el departamento puede (a corto y medio plazo) y podrá (a largo plazo) ayudar a la empresa?
    (es la famosa definición del valor de Compras; usando por ejemplo el método RAQCSI)
  • ¿Cuál es el ‘user journey’ actual (para los propios compradores y más aún para el negocio)? (debemos ante todo entender los dolores de cabeza creados por los procesos y sistemas de Compras)
  • ¿Cómo la digitalización puede ayudar?
  • ¿De qué recursos humanos y financieros dispongo?
  • ¿Por dónde empezar con la digitalización?

La digitalización de Compras y el proceso end-to-end (E2E) de Compras:

Para saber por dónde empezar, hay que revisar a fondo el proceso E2E de Compras. Existen mil maneras de mapearlo. Una posible opción sería la siguiente:

  • Category Mgmt.: mediante un robusto análisis interno y externo, un estudio de las necesidades y de la demanda así como una investigación de los costes, el negocio y Compras fijan una estrategia para la categoría estudiada: estrategia a largo plazo (incl.: beneficios para el negocio, aspectos clave de sostenibilidad e impactos del digital, ‘buying channel’ recomendado...), lista de iniciativas, estrategia de proveedores, estrategia de stakeholders, gestión de riesgos, plan de implementación.
  • Sourcing Mgmt.: para poder adquirir productos, bienes o servicios, es el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, petición de oferta, negociación, adjudicación. Se realiza mediante las RFX’s.
  • Contract Mgmt.: de forma amplia es la gestión de la base de datos de contratos. Incluye: la fijación de criterios para firmar o no un contrato, definición y armonización de los tipos y modelos de contratos, la redacción/negociación/firma de contratos, la gestión documental, la actualización de los contratos con acuerdos de nivel de servicio, gestión contractual durante la vigencia hasta el vencimiento.
  • P2P (Procure to Pay): creación del proveedor en el sistema, solicitud de compra y pedido mediante el buying channel seleccionado, hasta el pago de la factura del proveedor.
  • Supplier Mgmt.: homologación y auditoría de los proveedores, segmentación del panel de proveedores, gestión de los proveedores estratégicos (programa de SRM_Supplier Relationship Mgmt.) y de los muy pocos partners (Collaborative Business Mgmt.)
  • Risk Mgmt.: identificación, evaluación, priorización y seguimiento de los principales riesgos de mercado, suministro, proveedores, productos o servicios.
  • Insights Mgmt.: gestión global de los datos relacionados con Compras, análisis y visualización del gasto, análisis de mercados y proveedores, reporting o balance scorecard de la organización de Compras.
  • Compliance Mgmt.: compliance en cuanto a los pedidos; definición, gestión y optimización de los controles internos a realizar para asegurar un proceso conforme de Compras. Gestión de las auditorías internas.

En el detalle, los procesos son interdependientes y las sub-actividades se mezclan entre varios procesos.

Posteriormente, podemos mapear las opciones digitales a los procesos y empezar a priorizar:
(lista non exhaustiva)



Es evidente que, queramos o no, la tecnología y la digitalización son del todo indispensable.
En muchos casos, los proyectos de digitalización de los procesos de Compras suelen ser retos totalmente nuevos. Eso implica desarrollar y/o adquirir las competencias y los talentos correspondientes.
Hay un largo viaje por delante de nosotros. En la función de Compras estamos dando los primeros pasos.

¿Puedes compartir una experiencia o caso de éxito en torno a la digitalización del proceso de Compras?








miércoles, 31 de julio de 2019

P@48 - La famosa Digitalización... de Compras (parte I)









Digitalización! Es el buzzword y EL tema del momento.

Por una parte, es una realidad y está pasando. No se puede perder el tren de la digitalización.

Por otra parte, se oye tanto hablar del tema que, a menudo, pienso que hay ‘mucho ruido y pocas nueces’.



Durante este segundo semestre del año, intentaré poner en orden mis ideas alrededor de este tema.


Empezaré por una definición general.

Existen muchas definiciones. Con el tiempo la definición y el perímetro de la ‘digitalización’ han ido cambiando y creciendo.


Al inicio, se trataba de pasar del ‘analógico’ al ‘digital’ o convertir los datos: 
Con la tecnología analógica, una información, un audio, un video, un sonido se registran o graban (recogiendo las ondas tal y como son emitidas) para ser transformados en señales eléctricas continuas mediante pulsos eléctricos de amplitud variada.
Con la tecnología digital, la traducción se realiza hacia un formato binario (ceros y unos). Aparecieron los ‘bits’ que lo cambiaron todo:
  • Mejora de la calidad ya que el digital es inmune al ruido y al deterioro durante la transmisión y el ciclo de escritura/lectura.
  • Almacenamiento de grandes cantidades de bits en pequeños objetos o, mejor aún, en el 'ciberespacio'. Ahora los datos están accesibles desde cualquier lugar del mundo en tiempo real. Los datos son el petróleo del siglo 21.

Rápidamente, nos movimos hacia la ‘digitalización de las empresas’ o la adaptación de los procesos:
  • El primer enfoque consistió en la ‘eliminación del papel’, y la optimización de todos los recursos de un negocio o empresa para aterrizarlos en un entorno online. Digitalización de la información y cloud son las palabras claves.
  • Posteriormente se habló de ‘digitalización del negocio’ cómo adecuación del modelo de negocio de la empresa para adaptarse al cambio de los hábitos de los consumidores. Durante un tiempo, la digitalización se centró en el aprovechamiento de Internet como un canal de venta.

Hoy en día, la ‘transformación digital’, o creación de nuevos negocios, significa cambiar radicalmente:
  • El modelo de negocio de una compañía (diseño, producción, marketing/ventas, distribución, facturación, ...);
  • La relación con el cliente;
  • La organización interna y el gobierno corporativo.
  • Además, las empresas deberían ser capaces de obtener y analizar trillones de gigas y teras de información para tomar buenas decisiones de gestión.

La digitalización engloba varias tecnologías disruptivas que están/van a cambiar todas las reglas del juego. Las principales son:
  • Blockchain: el santo grial de las transacciones electrónicas seguras
  • Drones: pueden optimizar los procesos de inspección visual; permiten entregas en zonas de muy difícil acceso; ¿Van a revolucionar el transporte de la última milla y el transporte de personas?
  • Impresión 3d: permite la fabricación rápida y altamente efectiva de pequeñas series de determinados componentes; da acceso a la producción 100% personalizada. ¿Provocará el fin de las cadenas de suministro como las conocemos hoy en día?
  • Inteligencia artificial: la clave para una toma de decisión mucho más rápida y precisa; podemos aquí incluir el ‘machine learning' y los algoritmos de toma de decisión.
  • Internet de las cosas: el agente de la conectividad y de la inmediatez de los datos; se incluyen aqui los nuevos captores, sensores, materiales o tejidos inteligentes,...
  • Realidad virtual: ya no hay que tocarlo para creerlo; podemos incluir aquí los hologramas que revolucionarán la comunicación.
  • Robotic Process Automation: un ‘must-have’ para la simplificación de las tareas repetitivas; incluimos aquí los ‘bots’ y ‘chat bots’.
  • Robots: el arma letal para la mejora de la eficiencia; ¿Cuantos puestos de trabajo van a sustituir?; ¿Tendremos que crear los productos o servicios “robots free”?
  • Self-driving: el futuro del transporte está ya aqui.

Este análisis general nos ayuda en definir más precisamente la 'digitalización de Compras'.
Siguiendo el excelente trabajo de Hervé Legenvre, la 'digitalización de Compras' tiene 3 ejes de trabajo:
  • Digitalización del proceso de compras y del trabajo de los compradores. Es una revisión en profundidad de los sistemas y herramientas del comprador. Hay un claro enfoque hacia el análisis y uso de los datos.
  • Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorias de compras y los mútliples mercados de proveedores.
  • Analizar cómo Compras puede ayudar a la propia empresa en su proceso global de digitalización: el departamento de Compras tendrá que gestionar nuevas categorías y pilotar la extinción de otras categorías tradicionales. Compras tendrá que ayudar en el cambio de las condiciones comerciales y reglas del juego con muchos proveedores. Compras tendrá que ayudar en la incorporación de nuevos actores, muy a menudo start-up


Detallaremos estos 3 ejes de trabajo en los próximos posts.


¿Qué habeis hecho en cuanto a Digitalización en tu departamento de Compras? Puedes compartir tu experiencia.