P@49 - La famosa Digitalización... de Compras (parte II)

Digitalización!

Es el buzzword, está pasando y es un tema complicado. En el ámbito de Compras, creo que es sano reflexionar sobre el asunto.

En un primer post, vimos que la 'digitalización de Compras' tiene 3 ejes de trabajo:

• Digitalización del proceso de compras.
• Evaluar las oportunidades y los riesgos relacionados con la digitalización en las distintas categorías de compras y los distintos mercados de proveedores.
• Cómo Compras puede ayudar a la propia empresa en su proceso de digitalización

Hoy nos centraremos en el 1er enfoque: la digitalización del proceso de compras

¿Por qué la digitalización en Compras es importante?

Veo al departamento de Compras como un buscador de soluciones y un conector entre necesidades optimizadas del negocio y capacidades reales de los proveedores. Al realizar adecuadamente esta conexión, contribuimos de forma inmediata a la estrategia competitiva de la empresa.

Por lo tanto, como cualquier empresa o función, Compras debe enfocarse en la creación de valor sostenible tomando en cuento el entorno VUCA actual, lo que implica solucionar 4 retos:

• ‘Híper conciencia’: es la capacidad de detectar, reaccionar o aprovechar los cambios en el sector, la empresa, los mercados de proveedores y los propios proveedores. Se trata de conocer los factores internos y externos que pueden impactar en la empresa para bien o para mal.
• Toma de decisión basada en la información: la capacidad de poder tomar la mejor decisión posible dependiendo del contexto o situación y en base a muchos datos desestructurados (internos y externos) debidamente analizados.
• ‘User experience’: la capacidad de diseñar una interacción sencilla, eficaz y sobre todo inmediata con el cliente interno.
• Ejecución rápida: la capacidad de implementar iniciativas con rapidez y flexibilidad.

Reflexionando sobre la digitalización del proceso de Compras, un director de Compras tendría que preguntarse:

• ¿En qué grado de madurez se encuentra el departamento? (así se tiene claro el viaje que hay por delante y lo que se podrá generar o no para el negocio)
• ¿Cómo el departamento puede (a corto y medio plazo) y podrá (a largo plazo) ayudar a la empresa?
  (es la famosa definición del valor de Compras; usando por ejemplo el método RAQCSI)
• ¿Cuál es el ‘user journey’ actual (para los propios compradores y más aún para el negocio)? (debemos ante todo entender los dolores de cabeza creados por los procesos y sistemas de Compras)
• ¿Cómo la digitalización puede ayudar?
• ¿De qué recursos humanos y financieros dispongo?
• ¿Por dónde empezar con la digitalización?

La digitalización de Compras y el proceso end-to-end (E2E) de Compras:

Para saber por dónde empezar, hay que revisar a fondo el proceso E2E de Compras. Existen mil maneras de mapearlo. Una posible opción sería la siguiente:

• Category Mgmt.: mediante un robusto análisis interno y externo, un estudio de las necesidades y de la demanda así como una investigación de los costes, el negocio y Compras fijan una estrategia para la categoría estudiada: estrategia a largo plazo (incl.: beneficios para el negocio, aspectos clave de sostenibilidad e impactos del digital, ‘buying channel’ recomendado...), lista de iniciativas, estrategia de proveedores, estrategia de stakeholders, gestión de riesgos, plan de implementación.
• Sourcing Mgmt.: para poder adquirir productos, bienes o servicios, es el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, petición de oferta, negociación, adjudicación. Se realiza mediante las RFX’s.
• Contract Mgmt.: de forma amplia es la gestión de la base de datos de contratos. Incluye: la fijación de criterios para firmar o no un contrato, definición y armonización de los tipos y modelos de contratos, la redacción/negociación/firma de contratos, la gestión documental, la actualización de los contratos con acuerdos de nivel de servicio, gestión contractual durante la vigencia hasta el vencimiento.
• P2P (Procure to Pay): creación del proveedor en el sistema, solicitud de compra y pedido mediante el buying channel seleccionado, hasta el pago de la factura del proveedor.
• Supplier Mgmt.: homologación y auditoría de los proveedores, segmentación del panel de proveedores, gestión de los proveedores estratégicos (programa de SRM_Supplier Relationship Mgmt.) y de los muy pocos partners (Collaborative Business Mgmt.)
• Risk Mgmt.: identificación, evaluación, priorización y seguimiento de los principales riesgos de mercado, suministro, proveedores, productos o servicios.
• Insights Mgmt.: gestión global de los datos relacionados con Compras, análisis y visualización del gasto, análisis de mercados y proveedores, reporting o balance scorecard de la organización de Compras.
• Compliance Mgmt.: compliance en cuanto a los pedidos; definición, gestión y optimización de los controles internos a realizar para asegurar un proceso conforme de Compras. Gestión de las auditorías internas.

En el detalle, los procesos son interdependientes y las sub-actividades se mezclan entre varios procesos.

Posteriormente, podemos mapear las opciones digitales a los procesos y empezar a priorizar:

(lista non exhaustiva)

Es evidente que, queramos o no, la tecnología y la digitalización son del todo indispensable.

En muchos casos, los proyectos de digitalización de los procesos de Compras suelen ser retos totalmente nuevos. Eso implica desarrollar y/o adquirir las competencias y los talentos correspondientes.

Hay un largo viaje por delante de nosotros. En la función de Compras estamos dando los primeros pasos.

¿Puedes compartir una experiencia o caso de éxito en torno a la digitalización del proceso de Compras?