He tenido la oportunidad de participar en varios eventos de compras,
nacionales e internacionales, cuyo balance es moderado:
- Me alegró ver a un mayor número
de participantes más preparados asistir a unos eventos mejor organizados.
- Existe un amplio consenso en
cuanto a la positiva contribución que la función puede / debe aportar al negocio y a los proveedores, y sobre la
transformación que queda por realizar con los retos correspondientes.
- En un contexto económico difícil
y el fenómeno imparable de la virtualización corporativa, el departamento de compras tendría que lograr
más protagonismo.
Estos tres primeros puntos me animan a seguir creyendo en el ‘upgrade’ de compras; sin embargo,...
- Hace muchos años que estamos hablando de evolución y creación de valor, sin embargo, los progresos son lentos; muchos de los temas comentados en estos encuentros suelen ser repetitivos (por no decir, en ocasiones, incluso aburridos).
- Por lo cual, me pregunto si no somos nosotros mismos, los propios compradores, los frenos en cuanto al desarrollo de nuestra profesión.
Quizás me equivoco (y estaría, pues, encantado de entrar
en un debate constructivo con propuestas), pero he llegado a la conclusión de
que el verdadero y futuro éxito de los departamentos
de compras depende de nuestra capacidad real de desarrollo personal y
profesional. Desgraciadamente, suelo constatar que nuestro colectivo es
altamente trabajador, dedicando muchas horas a desempeñar una ardua labor; y al
final del día, a muchos compradores nos queda (muy) poco tiempo para el
desarrollo.
Hace unos años tenía semanas muy largas de trabajo con poco tiempo libre.
Un día, un mentor compartió conmigo el comentario tan acertado de Tom Kelley del grupo Cisco Systems:
"Learning time is not a respected part of the work environment. But you can't be so busy that you allow yourself to
get stupid.” Haciéndole caso, leí “Los 7
hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey y “La semana laboral
de 4 horas” de Timothy Ferriss. Por fin, entendí que no podía seguir así y
decidí hacer algo al respecto.
Estas son las etapas que puse en marcha:
1.- Para empezar, bloquear, sin
más, 1 hora a la semana en la agenda
durante 3 meses.
Para muchos, esta primera etapa resulta complicada. Es frecuente cancelar
esta franja horaria al último momento debido a otros asuntos más importantes
y/o urgentes. Con estas 12 horas sin trabajar, la vida seguirá adelante y la
empresa también. No pasará ninguna catástrofe, sino todo lo contrario. Estos
huecos en la agenda se consiguen fácilmente: rechazando reuniones estériles,
optimizando visitas de proveedores, dejando de contestar a ciertas peticiones o
e-mails, o eliminando tareas de poco
valor.
Es mejor disfrutar de este momento fuera de la empresa, en un sitio
agradable. Así empieza todo. Con las
primeras horas reservadas, nos toca abordar los 3 siguientes temas.
2.- ¿Por qué?
Uno debe ser sincero con uno mismo. ¿Por qué quiero dedicar tiempo a mi
desarrollo personal y profesional? ¿Cuáles son los beneficios e impactos para
mí y los que me rodean? ¿Estoy dispuesto a hacerlo?
“Querer es Poder”. Uno tiene que estar plenamente convencido y apasionado
por el reto del desarrollo. No se trata de fijar ya un objetivo concreto, sino
evaluar con total sinceridad si tenemos un motivo real para hacerlo, lo que nos
dará la energía para seguir adelante durante 3 meses. Una vez conseguidos los 3
meses, generalmente no hay vuelta atrás y los progresos empiezan.
De la misma forma, los que deciden no seguir adelante, al tenerlo también
claro, vivirán más serenos por ser ahora
más coherentes y honestos con ellos mismos. Además, pasados unos meses o años,
uno siempre tiene la oportunidad de volver a hacer este ejercicio y
recapacitar.
3.- Self awareness
Con las pilas llenas de energía,
el siguiente paso es revisar en profundidad nuestra matriz de competencias
(actitud y aptitudes):
- puntos fuertes y áreas de mejora en base a nuestra
experiencia con ejemplos
concretos.
- mayores victorias profesionales/personales y “fracasos”
indicando 1.- la descripción;
2.- la reacción; 3.- las lecciones aprendidas.
- cómo me veo / cómo me ven / cómo me han valorado mis
jefes hoy y en el pasado
- lo que me gusta / No me gusta en
el trabajo
- los requerimientos personales
(movilidad, dedicación, situación financiera, status,...)
- áreas de interés en el trabajo y
fuera
- lo que espero de mi(s) jefe(s) y
cómo actúo con el(ellos)
Con todas las respuestas, puedo
realizar un DAFO. Lo fundamental es identificar los puntos fuertes y lo que nos
hace especial, lo que nos define frente a los demás. Se puede esbozar una marca
personal (el tema está muy de moda y es verdaderamente útil hoy en día).
4.- Visión y objetivos
Con buena parte de las 12 horas consumidas, queda determinar la visión y los
macro objetivos, tener un fin en la mente cómo lo define Steven Covey. La
visión incluye:
- un sólido punto de partida enfocado a poner de relieve las
insatisfacciones o unos claros ejes de mejora. Con un punto de partida más bien
negativo, se crea cierto malestar, lo que nos motiva a pensar en la solución y
en conseguirla poniéndonos en marcha.
- el viaje a realizar o la propuesta de valor. Se trata
de formalizar lo que uno quiere lograr a medio / largo plazo. Esta visión más
detallada y pulida nos da aún más energía para seguir avanzando.
- unas grandes líneas de actuación con algunos plazos
(flexibles) que nos permitirán asegurar que el viaje está yendo por buen
camino. Cada etapa conseguida es un logro, un motivo de satisfacción y
celebración que nos empuja a hacer cada vez más.
Con estas primeras etapas realizadas, y las 12 horas agotadas, tendría que
resultarnos fácil bloquear de nuevo un hueco cada semana en nuestra agenda.
Además, suele pasar una cosa extraña y sorprendente: somos capaces de encontrar
2 horas a la semana en vez de 1.
5.- Input inspiracional o mentoring
Emprender una aventura por su cuenta es complicado. Estando solo, uno tiene
una alta probabilidad de abandonar a los pocos meses. Resulta altamente
beneficioso encontrar a una persona de confianza con la cual se pueda hablar,
comentar, preguntar, debatir, compartir las alegrías, las dudas, pedir consejos
y opiniones. Este mentor mantiene firme en nuestros propósitos.
No se trata de tener plena fe en el mentor, ni de seguir al pie de la letra
sus indicaciones. Es más importante mantener conversaciones mensuales, bien
preparadas, para hacer un mini balance de la situación y afinar nuestro plan de
acción. Es clave para el éxito.
6.- Es indispensable liberar tiempo
Con razón, existe una amplia literatura en cuanto a gestión del tiempo y
maneras de liberar tiempo. Resumiendo, uno debe:
- pensar en el valor de cada una de sus acciones.
- implementar un método de gestión del tiempo:
* matriz
urgente/importante
* matriz del “yo necesito”, “yo debería”, “yo quiero”
* lista del 80/20
* “las piedras primero y la arena después” según lo
recomienda Stephen Covey
* técnica Pomodoro del Italiano Francesco Cirillo
* la regla del 25-5 de Warren Buffett
* el To-do list
* el aún mejor NOT-To-do
list
* etc.
- siempre preguntarse si se puede eliminar, optimizar, automatizar o
externalizar.
Para identificar y poner en marcha estas distintas acciones, es necesario
empezar con un detallado inventario de absolutamente todas las tareas de una
semana típica de trabajo y de las labores recurrentes a lo largo del año,
ordenándolas por el tiempo que requieren indicando también su valor. En mi
caso, esta lista fue tremendamente reveladora y me dio el empujón necesario
para definir un buen número de opciones que me iban a permitir liberar más
tiempo en mi ajetreada agenda semanal.
7.- Plan de desarrollo
A estas alturas, y gracias a las primeras optimizaciones implementadas en
cuanto a gestión del tiempo, tenemos suficiente libertad cada semana para
definir nuestro propio plan de desarrollo. En base a la tercera y cuarta etapa,
sabemos adónde vamos y los aspectos que tenemos que desarrollar.
Nos queda formalizar nuestro plan
de desarrollo:
-
un 70% de las acciones estarán relacionadas con la
experiencia: posibilidades de aprendizaje, sobre todo en el puesto actual de
trabajo, participando en un taller / proyecto, realizando una misión puntual,
cambiando de puesto o bien siendo formador en la propia organización o profesor
en una universidad.
-
un 20% en base al networking: programa de mentoring;
leyendo y participando unos 15 minutos al día en foros de LinkedIn, blogs,
twitter, revistas on-line; atender desayunos, eventos, conferencias; apuntarse
en unos grupos de trabajo multi-sectoriales; etc.
- un 10% solo en base a la formación tradicional
(presencial o e-learning)
La gran mayoría de estas acciones
no cuestan dinero, únicamente dependen de nuestras ganas y de nuestro rigor
(dado que ya sabemos cómo conseguir el tiempo libre).
8.- Tal y como lo describe perfectamente Robert Maurer en su libro “The Kaizen Way: a small step can change your life”, las pequeñas etapas y victorias permiten lograr
profundos cambios. Una vez definido el plan de desarrollo, hay que ir
cumpliendo con “pequeños” objetivos, sin prisa pero sin pausa. A estas alturas,
los progresos, las recompensas y nuevas oportunidades llegarán casi solos.
El futuro éxito de los departamentos de compras depende de nuestra propia
capacidad de desarrollo personal y profesional. Eso significa, ante todo, estar
decidido, definir una visión clara en base a una fiel auto-evaluación, estar
acompañado de un mentor, liberar el tiempo necesario para poder ejecutar, pasa
a paso, nuestro plan de desarrollo.
Si estás leyendo estas líneas, el
upgrade de compras te motiva, por lo tanto, ¿qué estás haciendo ahora en cuanto a
tu propio desarrollo y el de los miembros de tu equipo?
