P@27 – The 10 Procurement Jobs of the future

Many buyers have worked hard in order to generate a bigger strategic impact within their organization. Those professionals have become experts and trusted business partners able to connect, on one side, a wide network of suppliers whose competencies and capabilities have been clearly identified, with, on the other side, internal customers whose needs have been revised, challenged and optimized. Instead of traditionally focusing on compliance, cost optimization, quality and delivery dates, they have developed and implemented more sophisticated supplier management and  integration achieving additional and highly valued benefits in term of spend efficiency, productivity, demand management, risk management, CSR, innovation.

With such constant on-going transformation, the role and daily work of the buyers have been evolving. In a near future, companies will be desperately looking for several (new) profiles in Procurement:

1.- Category Manager: we will only keep few highly specialized category managers. For example, strategic buyers experienced in IT, digital marketing, scarce and/or fully new raw materials, transport/warehousing/distribution will be in high demand in the Procurement job market.

2.- Outsourcing Manager: whatever the category may be, and in all complex cases of outsourcing, this profile is able to achieve a successful integration and management of the new partner by co-leading a large internal team through the numerous project steps.

3.- Lean Six Sigma (L6S) Proc. Manager: this expert co-leads process improvement initiatives inside and outside the company. He/she trains buyers and suppliers to L6S techniques and tools. He/she becomes a strong contributor to process efficiency/reliability and waste eradication.

4.- Supplier Performance & Innovation Manager: a small team of experts will guide and support tactical buyers and category managers in all activities related to supplier performance measurement and improvement as well as the capture and integration of innovations coming from the supply network.

5.- Collaborative Business Procurement Manager: is a highly skilled professional specialized in helping category managers in formalizing a new type in both relationship and contract between the company and its 10 to 20 most critical and strategic suppliers/partners. This will also include more and more startups. He/she helps his/her colleagues to move from a traditional “Win-Win” mentality (meaning negotiating optimal service levels, and trying to fairly share benefits and risks) to a “WE” approach (implying from both parties a common and joint focus  on the relationship and governance – and not so much on service level and economic conditions -  in order to know how to adjust activities and responsibilities of each party, depending on the constant changes that will arise all along the duration of the contractual relationship). This “WE” mindset does not only allow the parties to split benefits and risks but ensures that both parties can “increase the pie” in term of shared opportunities and results.

6.- Sustainability & RSC Proc. Manager: is in charge of defining and implementing a strong culture and a strategy of Sustainability & Corporate and Social Responsibility within the Procurement community, as well as in the rest of the organization. He/she supervises the supplier selection and evaluation process. He/she assists the key suppliers of the company in embracing the Sustainability & CSR (including sharing exonomy) challenge and journey. He/she works hard to align and integrate the Sustainability & CSR Procurement policy to the company global and competitive strategy.

7.- Risk Manager: by collaborating for example with the buyers and the SCM department, he/she supervises the process of analyzing the risks related to the company supplier panel and the extended supply chain. He/she follows the improvement action plans and reports progresses to top management.

It is quite common to combine the roles of CSR and risk Management.

8.- Communication and Social Network Proc. Manager: he/she pilots the whole process and flows of communication from the Procurement area to the company supplier network and supply markets. He/she mainly uses the social media networks to improve the image and positioning of the company in front of all other buying competitors.

9.- Operations & process Proc. Manager: considering 1.- the need for standardizing and simplifying Procurement policies and processes, 2.- the requisite to know the new actors and solutions available in the area of Procurement processes and systems including RPA, blockchain and 3.- the trend related to the outsourcing of the Procurement activities and the rise of  external procurement global service centers, this role will become more and more relevant within the big multinational corporations.

10.- Analytics, knowledge & Performance Proc. Manager: 1.- this professional looks for (inside and outside the company) and organizes all needed and required data in order for the Procurement teams to perform in their job. You include here all the topics about analytics, artificial intelligence. We will forecast more and more instead of analysing past datas. 2.- in big multinational organizations, with procurement teams located all over the world, and in front of an increasing rotation and turnover of the buyers, this expert captures, organizes and ensures an easy access to all the information generated by the buyers; encourages knowledge and experience sharing; 3.- He/she coordinates all activities related to calculation and validation of spending amount, savings, productivities and efficiencies generated by Procurement; he/she creates, updates and communicates the Procurement balance scorecard.

¿Among those 10 roles, can you state which would be the 2 or 3 most relevant roles in the future? ¿Do you see any other crucial Procurement role for the future?

The Spanish version of this post is accessible here

P@29 - The future of Procurement: progress from Art to Science

 

A colleague, Antonio Ariza, often says that Procurement is unfortunately more Art related than Science based. I agree with him. And there is today a direct link with the level of performance and the bright future of our function.

In the early (19)80´s, Kraljik and Porter developed 2 key tools for Procurement: Portfolio analysis and  5 Forces analysis. 35 years later, few companies are using them on a regular basis and several gurus have rightly created more updated approaches. Sourcing process, e-auctions, category management are now 20+ years old and there is still plenty of room for improvement in term of general deployment, appropriate use, and simplification. Some experts tell us that, for many good reasons, CatMan should be replaced.

Among our community, we are still not clear on what SRM means as we can choose among the following definitions: 1.- the Procurement IT tools and solutions (the worst choice), 2.- the whole process of selecting, tiering and managing the supplier panel or 3.- the way to specifically manage the strategic supplier relationships. Referring to the third option, experts have recently thought of a new branding and deeper collaborative mindset like Collaborative Business Mgmt., Trading Relationship Mgmt., Global Account Mgmt., Vested model, Return On Relationships, etc…

We can now find quite many other tools, solutions and Procurement (BPO) services that are punctually or partially applied.

With old concepts, tools and processes not fully implemented, with new services, applications, approaches under development and/or slow ramp-up, and as we still have a fragmented and rather weak worldwide Procurement community, it seems obvious that we can do better at sharing ideas, concepts and adopting standard naming, processes and tools.  We can do better at harmonizing, deploying and improving our ways of working.

As more and more companies need to co-create or simply get more value from their supplier network, Procurement has a key role to play. Buyers should become (select just a couple of them):

-       The guardian of compliance, ethics, corporate brand

-       The body guard of spend efficiency, productivity, EBITDA

-       The golden sponsor of sustainable business practices

-       The Captain of innovation

-       The best fan or supporter for sales and marketing

As Emmanuel Cambresy, a good colleague, wrote, we will necessarily tend to transform ourselves into integrators, business relationship builders, value architects.

Our community will make this possible if we are able to have a much more coordinated approach by sharing and working on defining and implementing a much more scientific function.

As to me, it means becoming more rigorous in 7 different fields:

-       From understanding to analyzing our environment, the impactsand the business imperatives

-       From talking to defining the Procurement ValueContribution for the company and selecting the appropriate Procurement operatingmodel

-       From implementing to truly benefiting from compliant, efficient,and friendly user Processes, Systems and tools (incl. analytics)

-       From organizing our resources to properly outsourcing ourProc. activities

-       From complying to driving the  Sustainability agenda

-       From SRM to Global Account Management Program

-       From being reactive and uncoordinated to acting proactively, in an interconnected and immediate manner.

Within the next months, I will share my views on each of those 7 points.

Do you see any other key area we should focus on in order to become a more scientific function?

I invite you to stay connected and contribute.

 

 

P@28 – Provoc@ccion Compras cumple 4 años… un imprescindible cambio de rumbo

 

4 años ya.

En Noviembre del 2011, de forma rudimentaria, iniciaba el blog Provoc@ccion Compras empezando a publicar algunos posts de forma más bien torpe.

 

En estos años, lo más complicado ha sido:

-       tener la constancia y el rigor para publicar casi cada mes,

-       mejorar en cuanto al idioma ... y lo que me queda por progresar J,

-       defender la calidad del contenido con artículos largos… en vez de optar por comprimir y alcanzar el famoso objetivo de las 250-300 palabras.

En todo caso, a fecha de hoy, son unos 43 posts y más de 25.000 visitas.

A mediados de 2014, tras muchos meses de esfuerzo, unas cuantas noches cortas, una correctora sumamente profesional agotada, publicaba “La transformación de compras: una aventura retadora”.

En ambos casos, he ido pensando y escribiendo sobre el UPGRADE de compras; en base a mi propia experiencia, he ido explicando  cómo pasar de un departamento TACTICO a una función de compras ESTRATEGICA.

No hice ningún aporte revolucionario en cuanto a definiciones, conceptos, herramientas o procesos de compras. Mi principal contribución fue la de aclarar, ordenar las cosas para crear y detallar una metodología llamada el EPPOGG (Estrategia, Personas, Pipeline, Operaciones, Gestión del cambio y business partnering, Gestionarse) que indica todos los pasos que tendría que hacer un Director de Compras o un comprador que ambiciona una “renovación” de su departamento o puesto de trabajo.

Para celebrar este feliz cumpleaños, quisiera compartir el TOP10 de los posts más leídos:

1.- Cuadro de mando y KPIs de la funciónde compras

2.- P@18 - Transformación de compras:hoja de ruta y los 6 ejes de trabajo

3.- P@17 ¿Open innovation: SRM vsCrowdsourcing? ¿Un futuro brillante para el SRM? ¿El Crowdsourcing cambia(rá)las reglas del juego?

4.- P@19Transformación de compras: Estrategia - 1er eje de trabajo

5.- P@16 ¿Hablamos de gestión deRecursos Externos? ¿Existe un paralelo entre Compras y Recursos Humanos?¿Hablamos de la Matriz de Kraljic?

6.- Fijación de objetivos en Compras

7.- P@23 - La Transformación de compras:EPPOGG - Gestión del cambio y Business Partnering - 5º eje de trabajo

8.- P@11_ ¿Hablamos de SRM?

9.- ¿Hablamos de Calidad Proveedores? ¿Scrap,No conforme, Fallo, PPM o Ventaja competitiva?

10.- P@6_ ¿Hablamos de negociación via e-auction?

Y por supuesto, aprovecho la ocasión para dar las gracias a todos los compañer@s que leen mis publicaciones; espero que lo sigan haciendo.

 

Eso dicho, tras 4 años, siento que es hora de dar un cambio de rumbo.

En mis próximos posts y con la intención de seguir creciendo, he decidido:

-       dejar ya de lado la transformación de compras,

-       para reflexionar y compartir sobre: la necesidad de más ciencia en compras y el futuro de la profesión.

Espero poder contar con vosotr@s en esta nueva etapa del blog.

 

 

 

 

P@27 – Los 10 perfiles de compras del futuro

 

Cada día, numerosos profesionales de compras luchan para lograr un mayor impacto estratégico dentro de la organización. El comprador se está convirtiendo en un reconocido experto, altamente conocedor del negocio, capaz de conectar, por un lado, una amplia red de proveedores con sus competencias claramente identificadas, con, por otro lado, los clientes internos de la empresa cuyas necesidades han sido definidas, revisadas, optimizadas y retadas. En vez del tradicional enfoque táctico (ligado a  la compliance, la optimización de los costes, la calidad y los plazos de entrega), la mejor gestión e integración de los proveedores permiten generar altos beneficios en cuanto a eficiencia del gasto, productividad, gestión de la demanda, gestión de los riesgos, RSC, Innovación.

Con esta transformación imparable, el rol y trabajo de los compradores está cambiando. En un futuro no tan lejano, las empresas buscarán desesperadamente varios (nuevos) perfiles en compras:

1.- Category Manager: los compradores estratégicos especializados por ejemplo en temas de IT, marketing digital, materias primas escasas, almacenaje/ transporte/ distribución van a ser altamente buscados por las empresas.

2.- Outsourcing Manager: cual sea el tipo de compra y en todos los casos complejos de externalización, este perfil es capaz de co-capitanear a un amplio  equipo interno a lo largo de los distintos pasos a seguir para lograr una exitosa integración y gestión del nuevo partner.

3.- Lean Six Sigma (L6S) Proc. Manager: este experto co-lidera las iniciativas de mejora de procesos tanto dentro como fuera de la empresa. Forma a los compradores y proveedores a las técnicas de L6S. Es un relevante contribuidor a la eficiencia, la fiabilidad de los procesos, y la erradicación  de los despilfarros y residuos.

4.- Supplier Performance & Innovation Manager: un equipo reducido de especialistas va a guiar y apoyar a los category managers en todos los aspectos relacionados con la medición y mejora de la performance de los proveedores así como en los temas de captación e integración de las innovaciones procedentes de la red de proveedores.

5.- Collaborative Business Procurement Manager: es el experto en ayudar a los Category Managers a formalizar nuevos contratos y establecer nuevas relaciones entre la empresa y los 5 a 10 proveedores más críticos y estratégicos de toda la empresa. Este perfil trabaja sin descanso para pasar del Win-Win (o cómo negociar unos niveles de servicios óptimos repartiendo de forma más o menos “equitativa” los beneficios y riesgos) al “WE” ( “nosotros” en inglés, o cómo centrarse mayoritariamente en la relación entre ambas partes – y no tanto en el nivel de servicio y sus condiciones económicas - con el fin de saber y poder ajustar las actividades a desempeñar por cada parte, en función de los cambios incesantes a lo largo de la relación contractual). El “WE” no solo sirve para repartir los beneficios y riesgos sino para aumentar en su conjunto los resultados y las ganancias a compartir, disminuyendo los riesgos.

6.- RSC Proc. Manager: es el encargado de definir e implementar una profunda cultura y estrategia de Responsabilidad Social y Corporativa en la comunidad de compras, así como en el resto de la organización. Supervisa el proceso de evaluación y selección de los proveedores. Ayuda a los proveedores poco cumplidores a embarcarse en el reto de la RSC. Trabaja sin descanso para alinear e incorporar la política de RSC de compras a la estrategia global de la empresa.

7.- Risk Manager: colaborando con los compradores y el departamento de Supply Chain, supervisa el proceso de análisis de los riesgos relacionados con el panel de proveedores de la empresa y la cadena de suministro extendida. Sigue el plan de acción y contigencia. Reporta los progresos a la dirección general.

A menudo se combinan los roles de RSC y Risk Manager.

8.- Communication and Social Network Proc. Manager: pilota todo el proceso de comunicación del área de compras hacia los mercados de proveedores especialmente a través de las redes sociales para mejorar el posicionamiento de la empresa frente a todos los competidores a la compra.

9.- Operations & process Proc. Manager: tomando en cuenta 1.- la necesidad de simplificar la política y  los diferentes procesos de compras, 2.- la aparición permanente de nuevos proveedores de soluciones y sistemas en compras, y 3.- la creciente externalización de la propia función implicando la gestión de centros de compras externos, este experto ganará peso en las grandes organizaciones.

10.- Analytics, knowledge & Performance Proc. Manager: 1.- este profesional busca (dentro y fuera de la empresa) y organiza todos los datos necesarios para que el equipo de compradores pueda desempeñar su función; 2.- en organizaciones multinacionales con equipos desplegados por todos los continentes, y frente a cierta tasa de rotación de los compradores, este experto captura y organiza toda la información generada por los compradores permitiendo un fácil acceso a ella; fomenta el intercambio del conocimiento y de las experiencias; 3.- se encarga de todos los aspectos relacionados con la guía, el cálculo y la validación de los ahorros, productividades o eficiencias generadas por compras; crea, actualiza y comunica el balance scorecard del departamento.

 

¿De estos 10 roles, cuales son los 2 o 3 que te parecen más relevantes de cara al futuro? ¿Por qué? ¿Ves otro rol clave dentro de compras?

Diez buenas razones para buscar un mentor

 

 

 

 

Articulo publicado en la revista Gestión de Compras - AERCE - 17 de Julio del 2015

 

 

Hoy en día, querer disfrutar en el ámbito personal y al mismo tiempo hacer evolucionar la función de compras y/o crecer como profesional representa un desafío apasionante y agotador. Estando solo, uno difícilmente podrá conseguir sus metas personales y profesionales. Estar bien acompañado suele ser un factor clave de éxito.

En la mitología griega, Odiseo, más conocido como Ulises, rey de Ítaca, tenía que viajar con mucha frecuencia manteniéndole a menudo alejado de su familia. Su hijo Telémaco estaba destinado a sucederle en su cargo; por esa razón, Telémaco debía recibir buenos consejos y ser adecuadamente guiado. Ulises pidió a uno de sus mejores amigos, Mentor, que supervisase la educación de su hijo.

Hoy en día, el mentoring se define como una relación a medio/largo plazo de desarrollo profesional y/o personal en la que, mediante una serie de reuniones planificadas y estructuradas, una persona más experimentada o con mayor conocimiento (el mentor) ayuda a otra menos experimentada o con menor conocimiento (el mentee). El mentee suele tener un rol de aprendiz, discípulo o hasta protegido.
El mentoring no es coaching, ni patrocinio. Tampoco es formación, ni consultoría. Ni se trata de una evaluación del mentee por parte del mentor.

Aquí están las 10 razones por las cuales un mentor externo a la empresa es tan ventajoso:
1.- Mediante conversaciones, observaciones, consejos o la resolución de problemas, el mentee aprende de un líder y/o experto para poder crecer profesional y personalmente.
2.- El mentee recibe del mentor sus vivencias y conocimientos relacionados muy a menudo con industrias, sectores o entornos distintos.
3.- El mentor suele ayudar al mentee a plantear las preguntas correctas, a definir el rumbo adecuado o la visión apropiada y a fijarse objetivos coherentes y ambiciosos.
4.- Para cada sesión, el mentee viene con su propia agenda; define los temas a tratar y las preguntas. De una forma sencilla, con total flexibilidad, consigue que el mentor conteste a sus principales preocupaciones logrando así unos beneficios inmediatos.
5.- Se basa en el voluntariado y la confidencialidad creando así un entorno sano y seguro para poder hablar de temas sensibles que difícilmente se podrían comentar en el ámbito laboral habitual.
6.- Con estos encuentros mensuales, una de las mayores ventajas del mentoring es que el mentee encuentra un fantástico apoyo para poder seguir avanzando y mantener un alto nivel de compromiso y energía. A medio o largo plazo, luchar y progresar solo resulta difícil y agotador, por no decir casi imposible. El mentor insufla ánimo o, a veces, hasta presiona al mentee para que este pueda lograr los objetivos acordados.
7.- Cuando la situación se complica, el mentor actúa como guía o brújula manteniendo al mentee en el buen camino.
8.- El mentor con cierto poder de influencia y prestigio, suele apoyar al mentee por ejemplo para conseguir nuevas conexiones o para la búsqueda de un nuevo puesto de trabajo.
9.- Se suele establecer una relación más personal y hasta se crean vínculos emocionales por lo cual después de los 12 ó 18 meses de programa oficial de mentoring, la relación perdura en el tiempo.
10.- Con la poca inversión en tiempo y dinero que requiere, el mentoring es una de las herramientas más eficaces y rentables que existen.

Para un mentoring exitoso, es importante que el mentee: tenga una actitud abierta en cuanto al aprendizaje, se haya fijado objetivos concretos y tenga constancia y rigor en plantear una agenda clara para cada una de las sesiones (aunque es muy posible que no se siga).
Los mentees demasiado seguros de ellos mismos y de su experiencia suelen malgastar su tiempo y el del mentor.

Con un buen mentee, el mentor consigue también muchísimo: una gran satisfacción personal al poder ayudar a un talentoso profesional, una oportunidad para mejorar sus propias capacidades de liderazgo, adquirir nuevas perspectivas, contestar a preguntas retadoras y conseguir feedback personal.

Desde hace varios años, he tenido la oportunidad de poder ser a la vez mentor y mentee. Estando en ambos lados, el mentoring me ha ayudado muchísimo en mi desarrollo. Mis mentores me han apoyado en unos momentos muy complicados de mi vida. Gracias a ellos, he logrado tomar decisiones de gran impacto (positivo) en cuanto a mi carrera profesional. Los mentees me han aportado tantas perspectivas diferentes, han compartido tantas experiencias. He aprendido mucho. Por si fuera poco, al cerrar varios programas de mentoring, no solamente he tenido la suerte de poder mantener el contacto con magníficos profesionales, sino que he conseguido grandes amistades.

En mi opinión, el mentoring es una de las experiencias más valiosa y útil que he vivido. Puedes compartir tu experiencia con nosotros? El mentoring puede ser la herramienta que necesitas en estos momentos?




 

10 consejos que darías a un comprador táctico para llegar a ser estratégico.

Recientemente, tuve la oportunidad de participar a la tercera y éxitosa edición de la Conferencia Internacional de Compras organizada por Global Purchasing Managament. Uno de los participantes pregunto por los 10 consejos que se podrían dar a un comprador táctico para llegar a ser estratégico. Empecé a pensar en cual sería la respuesta a una pregunta tan interesante y retadora. 

Creo importante considerar como punto de partida a un comprador táctico competente es decir un gran profesional que sabe:

-          Explicar, manejar y optimizar el famoso proceso de Req-to-Pay ( de la solicitud de compra hasta pago de la factura al proveedor)

-          Definir unas especificaciones claras y en paralelo analizar las necesidades de su cliente interno.

-         Analizar los mercados de proveedores, conociendo también en detalle a sus principales proveedores.

-          Lanzar una licitación con cierto grado de complejidad.

-          Manejar aspectos de suministro como de calidad.

-          Negociar condiciones económicas, aspectos legales básicos, y acuerdos de nivel de servicio.

-          Aplicar subastas a la inversa de forma regular.

-          Manejar algunos proyectos de optimización de costos conjuntamente con sus clientes internos.

Con estas bases, estos serían los 10 consejos que daría a un comprador para llegar a ser más estratégico:

1.- Presentarse 2.- Auditar la función 3.- Interactuar dentro y fuera 4.- Alinear la estrategia 5.- Pilotar un equipo 6.-Priorizar 7.- Medir 8.- Gestionarse 9.- Asesorar(se) 10.- Disfrutar

-  El comprador estratégico tiene siempre su DAFO personal al día y puede explicar su CV en 3 minutos. -  Define su función, su puesto en compras con orgullo y en 2 minutos. -  Sabe presentar con claridad la propuesta de valor de compras -  Domina la hoja de ruta de compras: Descentralizado, Purchasing,  Sourcing, Gestor de Recursos Externos, Integración de las Cadenas de Valor -  Se arriesga a manejar todas las palancas de compras: Supply, Process, Demand y Value Management -  Divide las tareas del comprador entre Transaccional, Táctico, Estratégico. -  Identifica los logros pasados y los éxitos futuros de compras. -  Tiene actualizados su mapa y plan de acción de cara a los stakeholders -  Deja de pensar en compras por un momento. Piensa en el negocio . -  Escucha y deja de hablar. Controla su voz interior. Realiza encuestas -  Es creíble e impacta. Prepara las reuniones internas y externas -  Fija relaciones productivas de trabajo dentro y fuera siendo asertivo, hablando de “tú a tú”. Servicio si, servilismo no -  Influencia, compromete, reta a los demás -  Se convierte en un asesor para sus clientes internos -  Conoce la estrategia, prioridades y retos de su negocio -  Piensa como un financiero -  Piensa en términos de creación de valor mediante el RACCSI (Regulatorio, Aseguramiento del suministro y gestión de riesgos, Calidad, Costos, Servicios, Innovación y time-to-market) -  Conoce la estrategia de sus proveedores -  Alinea la estrategia de compras con la estrategia del negocio y define un plan de acción -  Fomenta un equipo de alto rendimiento -  Crea una visión con sentido y sexy -  Premia la actitud y la pro-actividad -  Practica la cultura del error, de las lecciones aprendidas y compartidas -  Define con claridad las competencias necesarias -  Fija objetivos ambiciosos -  Celebra las victorias -  Analiza el gasto -  Establece el Kraljik de categorías o de proveedores -  Define su lista de iniciativas de compras -  Aplica con rigor el Sourcing Process o la gestión por categoría -  Crea baselines para calcular los ahorros, la productividad, la eficiencia o el valor generado según unas guías consensuadas con finanzas -  Mide el impacto en la cuenta de resultados -  Progresa del simple reporting mensual de ahorros al cuadro de mando -  Gestiona su tiempo: elimina, optimiza, automatiza, delega -  Hace una sola cosa a la vez -  Entiende y vive el cambio : disruptivo (golpe o idea) vs kaizen -  Gestiona a su jefe -  Pilota su desarrollo personal -  Busca un mentor y aprende de él -  Busca un mentee y aprende de él -  Realiza benchmarks dentro y fuera de su sector -  Ante todo, disfruta -  Aprende y crece ante las adversidades

Vemos que lo que distingue a un comprador táctico de un comprador estratégico es que:

-          el primero domina los ‘hard skills’ cuando el segundo llega a adquirir los ‘soft skills’

-          el primero es ‘una persona de compras integrada en el negocio’ cuando el segundo llega a convertirse en ‘una persona del negocio integrada en compras’.

¿Qué más consejos darías a un comprador táctico que quiere llegar a ser estratégico?