Seguiré estimulando mediante algunos comentarios (no quisiera enojar a nadie). Con tus aportaciones, se trata de desarrollar la función. Por favor, sigue contribuyendo.
Un compañero te pregunta como tienes organizado el sistema de pedidos, el flujo de aprobaciones, las confirmaciones; se queja de las “regularizaciones”, de los “usuarios” (otra vez, los mismos individuos) que no siguen los procesos. Según el, es complicado trabajar así... Te suena?
Al inicio, el sistema de gestión de pedidos es clave, pero seguir hablando de pedidos durante años, no es buena señal.
Por otra parte, muchos Compradores fijaron un plan y tuvieron éxito: los P&S son ahora un factor clave de progreso de la función. Tod@s podemos y debemos conseguirlo.
2 preguntas:
- ¿En tu departamento, los P&S controlan a los compradores o los P&S están bajo control?
- Como definirías los Procesos y Sistemas en Compras? Puedes compartir un plan, sistemas, herramientas o ejemplos pragmáticos que has puesto en marcha logrando unos P&S eficientes que ayudaron a desarrollar la función?
Gracias por participarUnos Procesos & Sistemas bien gestionados son fundamentales para la evolución de la función de Compras. De hecho, en fase de creación de departamento como en los primeros grados de madurez, suelen ser prioritarios.
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Empezando por las Compras Directas deben extenderse también a las Compras Indirectas.
No están solo para establecer controles o conseguir una mejor compliance; resulta clave tener un enfoque hacia la eficiencia y la optimización de los mismos, basándose en el sentido común del comprador, evitando que funciones como Auditoria, Contabilidad, Finanzas, IT o fuertes proveedores de herramientas lleguen a tener demasiada influencia.
No hay que acabar esclavos de ellos sino tener un planteamiento pragmático con una estrategia clara y un plan bien establecido para sacar el mejor provecho.
Se podrían dividir las actividades de P&S en 3 grandes bloques:
1 - PROCESOS Y SISTEMAS
- mantenimiento y posterior optimización de:
1) Política_normativa de Compras
2) Relación segmentación de compras (categorías y sub-categorías) con cuentas contables
3) Procesos correspondientes con una lista pragmática de Procesos Normalizados de Trabajo o Standard Operation Procedures,
4) Sistemas / herramientas relacionados con Compras (ver lista a continuación)
4bis) Vendor onboarding, homologación y auditoria
5) extensión del perímetro de P&S hasta el proceso completo de Req-to-Pay (o P2P Procure-to-Pay)
- optimización / automatización / externalización / eliminación de las tareas transaccionales
2 - COMPLIANCE
- optimo manejo/uso de las herramientas por parte de Compras y de los Clientes Internos
- formación a los sistemas y procesos – concienciación de los Clientes Internos
- hotline sistemas
- comprobación del cumplimiento de los procesos y normas dentro de la empresa mediante informes regulares
- flujos de aprobación, visados para el control del gasto
- cumplimientos SOX si procede
- auditorias internas y planes de acción preventivos y correctivos
3 - ANALISIS
- del Reporting al Balanced Scorecard (incluido parámetros de Valor generado)
- reportings comunicados a los proveedores (ej: Quality/Service Performance)
- análisis (pedidos / Ref / spend / vendor / savings / payment terms / PPM’s ) periódicos o adhoc para apoyar el proceso de toma de decisión de los compradores
No existe ningún orden establecido, sin embargo siguiendo los diferentes grados de madurez, se podría establecer el siguiente plan de implementación:
- política_normativa o PNT o SOP
- segmentación de compras y relación con cuentas contables
- sistema de creación y aprobación de nuevos proveedores en los módulos informáticos financieros y/o contables
- report por parte de contabilidad o de un posible ERP básico de gasto/proveedor/categoría/centro de coste
- sistema de gestión de pedidos y posteriormente sistema ERP avanzado tanto para Compras Directas como Indirectas
- pedir a los proveedores los informes mensuales/trimestrales que nos servirán para manejar las palancas de Process/Demand y Value mgt. Ningún ERP nos proveerá la información que realmente necesitamos para liderar la productividad en nuestra empresa.
- reporting de compras (posteriormente balanced scorecard)
- sistema de RFX´s _RFI,RFQ,subastas
- sistema de catálogos on-line (nuestros o simplemente conectando con las webs de nuestros proveedores)
- sistema de Planificación y EDI,
- plataforma de Gestión de las Incidencias de Calidad y posteriormente de Gestión Avanzada de la Calidad
- sistema de evaluación – auditoria de proveedores
- controles de Compliance razonables
- portal de Proveedor,
- self invoicing, invoice scanning, OCR(reconocimiento automático de texto), purchasing cards, ...
- sistema Diseño Compartido
- sistema de Risk Assessment
- formaciones on-line
- plataforma Open Innovation
...
Cuantos departamentos de Compras siguen hoy en día sin formalizar su estrategia de Procesos y Sistemas ?
Lo más complejo es sin duda definir el perfil de un Responsable de Procesos y Sistemas, encontrarlo y gestionar su desarrollo. Nuestro reto será evitar a toda costa que este alto perfil se vea invadido por tareas administrativas y de hotline. Hay que ser valiente y crear en el departamento un equipo de “back y front office” tanto para los compradores estratégicos como para el Resp. de Procesos y Sistemas.
Seguimos ?
Un saludo.
