Habiendo definido las Compras Estratégicas, con los 6 pasos a dar para cambiar la función, sabemos a dónde ir. Seguiré estimulando mediante algunos comentarios (no quisiera enojar a nadie). Por favor sigue colaborando.
Muchos compradores tienen serias dificultades para reducir las tareas tácticas, o el famoso “día a día”, debido a la “falta de tiempo”, “falta de recursos” o al hecho que las “otras aéreas siempre piden y no ayudan”. Sin duda, al inicio, uno puede pensarlo. Sin embargo, si uno no inicia el cambio por estos motivos, es que algo va mal.
Buena noticia: hay Compradores que se arriesgaron y lucharon. Y lo consiguieron: escaparon del rol táctico, fueron creando relaciones solidas con el Negocio y a la vez lograron ser Estratégicos. Tod@s podemos/debemos conseguirlo.
2 preguntas:
- Cual es la mejor opción: quedarnos en la zona de confort gestionando el táctico o emprender una larga aventura atreviéndonos a entrar en cierta zona de estrés manejando el cambio?
- Qué herramientas o metodologías has empleado para librarte del táctico y dedicar el 50% de tu tiempo al estratégico?
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En base a todas vuestras aportaciones, y siempre considerando un departamento tradicional de Compras, para llegar a liberar el 50% del tiempo y dedicarlo al Estratégico, lo más apropiado sería:
1- Cambiar empezando por uno mismo: Self Awareness, Arriesgarse, Organizarse
1.1-Self Awareness:
El táctico:
- está en el centro de nuestras preocupaciones debido a la presión de los Clientes Internos y de los proveedores
- nos gusta por ubicarse en nuestra zona de confort. Tenemos las competencias y controlamos el proceso muy enfocado a las relaciones con proveedores
- los resultados son visibles a corto plazo.
Manejar el Estratégico genera inseguridad y esfuerzo extra, entramos en nuestra zona de “stretch” o “estrés”:
- por la falta de conocimiento y a lo mejor de competencias para este nuevo enfoque
- donde el principal reto es la colaboración con las diferentes áreas de la empresa que, además, al inicio, no parecen estar interesadas en consolidar la relación
- por tener impacto a medio / largo plazo, no suele ser prioritario
Por lo tanto, es importante revisar en profundidad nuestra matriz de competencias (puntos fuertes y áreas de mejora en base a nuestra experiencia) para entender claramente los retos que tendremos que superar; y sin duda uno debe tener muy claro sus objetivos personales decidiendo si el esfuerzo a realizar merece la pena.
“Querer y Poder”. Muchos lo habéis comentado: además de los “skills”, uno tiene que estar sincera y plenamente convencido y motivado por el apasionante reto de las Compras Estratégicas. Didier comentaba que una vez empezado, no hay vuelta atrás.
1.2- Siendo ahora consciente de las dificultades, y con la voluntad para hacerlo, lo más importante es decidir ARRIESGARSE y elegir el desarrollo personal y profesional frente a la opción del confort y del Táctico de por vida.
Tom Kelly de Cisco Systems nos lo dice de esta forma: "Learning time is not a respected part of the work environment. But you can't be so busy that you allow yourself to get stupid.”
Por este motivo anteriormente hemos comentado el hecho de romper con los Dogmas y aplicar los “7 hábitos” cuyas primeras etapas son:
- PRO-ACTIVIDAD. Laurie nos recomienda actuar como un emprendedor. Estás listo para aprender, actuar, liderar el cambio, para dejar de buscar excusas o barreras; estás decidido a luchar?
- UN FIN EN LA MENTE: tienes tu propia visión del recogido del departamento de Compras (o tu puesto de comprador), tu guión; sabes hacia donde vas?
- PRIORIZACION: tienes claro los grandes bloques de tu plan de acción? Listo para controlar tu agenda?
1.3- Para planificar e implementar este importante cambio, para afinar la visión y el plan de acción. se requiere tiempo y hay que ORGANIZARSE: en la agenda, se empieza bloqueando 3 horas durante 3 meses , rechazando reuniones estériles o dejando tareas de poco valor. Mejor estar fuera de la propia empresa en un sitio agradable y tranquilo. Sin duda habrá que mejorar nuestra gestión del tiempo y, como libro más original sobre el tema, recomiendo “La semana laboral de 4 horas” de Timothy Ferriss.
Estas 36 horas harán toda la diferencia para liberar aun más tiempo.
Estos 3 primeros pasos NO cuestan dinero. Con estos 3 pasos empieza la aventura.
2– Llegar a dedicar el 50% del tiempo al Estratégico.
Muchos lo consideran imposible... Mike Horn, sin duda excelente ejemplo, piensa diferente cuando dice que “Lo Imposible sólo existe hasta que encuentres una manera de hacerlo posible”. Pensando 3 horas a la semana, durante 3 meses, definirás acciones de sobra para conseguir este 50%.
2.1 - Valor añadido
Permanentemente debemos pensar si lo que estamos haciendo aporta realmente algún valor, si tiene sentido o si es prioritario.
Cuantos compradores pierden tiempo en manejar sub(sub)-categorías que no aportan ningún valor, Cuantas peticiones de oferta generan un impacto final mínimo,
Cuantas reuniones se aceptan si tener agenda y no sirven,
Cuantas reuniones con proveedores por mala preparación, no aportan o duran demasiado tiempo
Cuantas veces debemos re-hacer las cosas por falta de organización o planificación,
Cuantas reglas, normas que cumplimos no tienen sentido,
...
Reflexionar sobre lo que uno está haciendo en términos de valor NO cuesta dinero. Alejandro nos comentaba la NOT-TO-DO List. Excelente idea para empezar...
2.2 - Optimizar, Automatizar, Externalizar, Eliminar
En TODOS los aspectos del trabajo (reuniones, tareas diarias, procesos/sistemas/normativa de compras, roles y responsabilidades,...) se trata de preguntarse si se puede:
- Optimizar
- Automatizar (queries, catálogos on line o simples excels, conexión con el forecasting de ventas o producción como)
- Externalizar hacia los propios Clientes Internos (acuerdos marcos con gestión diaria delegada), nuestros proveedores (persona de contacto para contestar a los Clientes Internos, reportings de consumo, análisis de la cuenta con propuestas de mejora ...), a Aprovisionamiento u otros terceros (consultorías de compras o “Managed Services” por ejemplo)
- Eliminar
Para conseguir soluciones: 1) Listar todas las tareas de una semana típica y acciones recurrentes a lo largo del año y ordenarlas por el tiempo que requieren 2) pensar en los elementos que se podrían Optimizar, Automatizar, Externalizar o Eliminar... Fácilmente, se llega a unas 100 acciones.
Optimizar, Eliminar, Externalizar a Clientes Internos, compañeros o tus propios proveedores No cuesta dinero...
Externalizar a consultorías o BPO puede llegar a costar dinero si no se pueden negociar success fees (tema delicado)
Automatizar...SI cuesta dinero y requiere establecer un business case basado en el Pay-Back (no solo poniendo que los propios consultores se autofinancian sino incluyendo los X ahorros adicionales generados mediante las iniciativas de compras o el category management ahora posibles por este tiempo liberado)
Para los que quisieran saber más tendríamos que dedicar un Provoc@cción entero al Lean6Sigma con especial atención al Value Stream Mapping,...
Y mientras uno realiza estos procesos de simplificación/optimización, está empezando a vender internamente el cambio.
3 – Procesos y Sistemas, “Iniciativas de Compras” o Category Management
Con más tiempo “libre” en nuestra agenda, podemos empezar a pasar del Táctico al Estratégico: entender el Negocio, desarrollar un plan de progresión (roadmap y palancas de compras), e implementar el Marketing del departamento, debe ser gradual.
La clave del éxito reside en:
- Tener un plan claro en cuanto a Procesos y Sistemas
- Pilotar ”Iniciativas de Compras” (también llamado Strategic Sourcing Process, o CatMan Light...) mediante una robusta gestión de proyecto y un alto grado de Business Partnering (dicho de otra manera, cuidar mucho las relaciones) que nos permitirá aprender y progresar junto con los Clientes Internos.
Las” Iniciativas de Compras” son un excelente punto de partida para crear las primeras famosas SUCCESS STRORIES que necesitamos urgentemente vender. Nos abrirán la puerta a la Dirección General. Suelen ocupar entre un 15 y 30% de un comprador durante aprox. 3/4 meses.
- Tras haber manejado varias Iniciativas de Compras ya tendrás suficiente conocimiento, seguridad, apoyo interno o potestad para dar el salto y conseguir implementar el Category Management que suelen ser por lo menos un 30% durante un mínimo de 6 meses.
Espero haber recogido los inputs y que este resumen sea de tu interés.
En los próximos provoc@cción, con tu contribución, comentaremos en detalle estos 3 últimos conceptos. Espero que sigas con nosotros.
Un saludo
