martes, 21 de julio de 2015

Diez buenas razones para buscar un mentor

 
 
 
 
Articulo publicado en la revista Gestión de Compras - AERCE - 17 de Julio del 2015
 
 
Hoy en día, querer disfrutar en el ámbito personal y al mismo tiempo hacer evolucionar la función de compras y/o crecer como profesional representa un desafío apasionante y agotador. Estando solo, uno difícilmente podrá conseguir sus metas personales y profesionales. Estar bien acompañado suele ser un factor clave de éxito.

En la mitología griega, Odiseo, más conocido como Ulises, rey de Ítaca, tenía que viajar con mucha frecuencia manteniéndole a menudo alejado de su familia. Su hijo Telémaco estaba destinado a sucederle en su cargo; por esa razón, Telémaco debía recibir buenos consejos y ser adecuadamente guiado. Ulises pidió a uno de sus mejores amigos, Mentor, que supervisase la educación de su hijo.

Hoy en día, el mentoring se define como una relación a medio/largo plazo de desarrollo profesional y/o personal en la que, mediante una serie de reuniones planificadas y estructuradas, una persona más experimentada o con mayor conocimiento (el mentor) ayuda a otra menos experimentada o con menor conocimiento (el mentee). El mentee suele tener un rol de aprendiz, discípulo o hasta protegido.
El mentoring no es coaching, ni patrocinio. Tampoco es formación, ni consultoría. Ni se trata de una evaluación del mentee por parte del mentor.

Aquí están las 10 razones por las cuales un mentor externo a la empresa es tan ventajoso:
1.- Mediante conversaciones, observaciones, consejos o la resolución de problemas, el mentee aprende de un líder y/o experto para poder crecer profesional y personalmente.
2.- El mentee recibe del mentor sus vivencias y conocimientos relacionados muy a menudo con industrias, sectores o entornos distintos.
3.- El mentor suele ayudar al mentee a plantear las preguntas correctas, a definir el rumbo adecuado o la visión apropiada y a fijarse objetivos coherentes y ambiciosos.
4.- Para cada sesión, el mentee viene con su propia agenda; define los temas a tratar y las preguntas. De una forma sencilla, con total flexibilidad, consigue que el mentor conteste a sus principales preocupaciones logrando así unos beneficios inmediatos.
5.- Se basa en el voluntariado y la confidencialidad creando así un entorno sano y seguro para poder hablar de temas sensibles que difícilmente se podrían comentar en el ámbito laboral habitual.
6.- Con estos encuentros mensuales, una de las mayores ventajas del mentoring es que el mentee encuentra un fantástico apoyo para poder seguir avanzando y mantener un alto nivel de compromiso y energía. A medio o largo plazo, luchar y progresar solo resulta difícil y agotador, por no decir casi imposible. El mentor insufla ánimo o, a veces, hasta presiona al mentee para que este pueda lograr los objetivos acordados.
7.- Cuando la situación se complica, el mentor actúa como guía o brújula manteniendo al mentee en el buen camino.
8.- El mentor con cierto poder de influencia y prestigio, suele apoyar al mentee por ejemplo para conseguir nuevas conexiones o para la búsqueda de un nuevo puesto de trabajo.
9.- Se suele establecer una relación más personal y hasta se crean vínculos emocionales por lo cual después de los 12 ó 18 meses de programa oficial de mentoring, la relación perdura en el tiempo.
10.- Con la poca inversión en tiempo y dinero que requiere, el mentoring es una de las herramientas más eficaces y rentables que existen.

Para un mentoring exitoso, es importante que el mentee: tenga una actitud abierta en cuanto al aprendizaje, se haya fijado objetivos concretos y tenga constancia y rigor en plantear una agenda clara para cada una de las sesiones (aunque es muy posible que no se siga).
Los mentees demasiado seguros de ellos mismos y de su experiencia suelen malgastar su tiempo y el del mentor.

Con un buen mentee, el mentor consigue también muchísimo: una gran satisfacción personal al poder ayudar a un talentoso profesional, una oportunidad para mejorar sus propias capacidades de liderazgo, adquirir nuevas perspectivas, contestar a preguntas retadoras y conseguir feedback personal.

Desde hace varios años, he tenido la oportunidad de poder ser a la vez mentor y mentee. Estando en ambos lados, el mentoring me ha ayudado muchísimo en mi desarrollo. Mis mentores me han apoyado en unos momentos muy complicados de mi vida. Gracias a ellos, he logrado tomar decisiones de gran impacto (positivo) en cuanto a mi carrera profesional. Los mentees me han aportado tantas perspectivas diferentes, han compartido tantas experiencias. He aprendido mucho. Por si fuera poco, al cerrar varios programas de mentoring, no solamente he tenido la suerte de poder mantener el contacto con magníficos profesionales, sino que he conseguido grandes amistades.

En mi opinión, el mentoring es una de las experiencias más valiosa y útil que he vivido. Puedes compartir tu experiencia con nosotros? El mentoring puede ser la herramienta que necesitas en estos momentos?





 

lunes, 18 de mayo de 2015

10 consejos que darías a un comprador táctico para llegar a ser estratégico.



Recientemente, tuve la oportunidad de participar a la tercera y éxitosa edición de la Conferencia Internacional de Compras organizada por Global Purchasing Managament. Uno de los participantes pregunto por los 10 consejos que se podrían dar a un comprador táctico para llegar a ser estratégico. Empecé a pensar en cual sería la respuesta a una pregunta tan interesante y retadora. 

Creo importante considerar como punto de partida a un comprador táctico competente es decir un gran profesional que sabe:

-          Explicar, manejar y optimizar el famoso proceso de Req-to-Pay ( de la solicitud de compra hasta pago de la factura al proveedor)
-          Definir unas especificaciones claras y en paralelo analizar las necesidades de su cliente interno.
-         Analizar los mercados de proveedores, conociendo también en detalle a sus principales proveedores.
-          Lanzar una licitación con cierto grado de complejidad.
-          Manejar aspectos de suministro como de calidad.
-          Negociar condiciones económicas, aspectos legales básicos, y acuerdos de nivel de servicio.
-          Aplicar subastas a la inversa de forma regular.
-          Manejar algunos proyectos de optimización de costos conjuntamente con sus clientes internos.

Con estas bases, estos serían los 10 consejos que daría a un comprador para llegar a ser más estratégico:


1.- Presentarse








2.- Auditar la función












3.- Interactuar dentro y fuera












4.- Alinear la estrategia











5.- Pilotar un equipo










6.-Priorizar





7.- Medir








8.- Gestionarse










9.- Asesorar(se)



10.- Disfrutar

-  El comprador estratégico tiene siempre su DAFO personal al día y puede explicar su CV en 3 minutos.
-  Define su función, su puesto en compras con orgullo y en 2 minutos.
-  Sabe presentar con claridad la propuesta de valor de compras
-  Domina la hoja de ruta de compras: Descentralizado, Purchasing,  Sourcing, Gestor de Recursos Externos, Integración de las Cadenas de Valor
-  Se arriesga a manejar todas las palancas de compras: Supply, Process, Demand y Value Management
-  Divide las tareas del comprador entre Transaccional, Táctico, Estratégico.
-  Identifica los logros pasados y los éxitos futuros de compras.
-  Tiene actualizados su mapa y plan de acción de cara a los stakeholders
-  Deja de pensar en compras por un momento. Piensa en el negocio .
-  Escucha y deja de hablar. Controla su voz interior. Realiza encuestas
-  Es creíble e impacta. Prepara las reuniones internas y externas
-  Fija relaciones productivas de trabajo dentro y fuera siendo asertivo, hablando de “tú a tú”. Servicio si, servilismo no
-  Influencia, compromete, reta a los demás
-  Se convierte en un asesor para sus clientes internos
-  Conoce la estrategia, prioridades y retos de su negocio
-  Piensa como un financiero
-  Piensa en términos de creación de valor mediante el RACCSI (Regulatorio, Aseguramiento del suministro y gestión de riesgos, Calidad, Costos, Servicios, Innovación y time-to-market)
-  Conoce la estrategia de sus proveedores
-  Alinea la estrategia de compras con la estrategia del negocio y define un plan de acción
-  Fomenta un equipo de alto rendimiento
-  Crea una visión con sentido y sexy
-  Premia la actitud y la pro-actividad
-  Practica la cultura del error, de las lecciones aprendidas y compartidas
-  Define con claridad las competencias necesarias
-  Fija objetivos ambiciosos
-  Celebra las victorias
-  Analiza el gasto
-  Establece el Kraljik de categorías o de proveedores
-  Define su lista de iniciativas de compras
-  Aplica con rigor el Sourcing Process o la gestión por categoría
-  Crea baselines para calcular los ahorros, la productividad, la eficiencia o el valor generado según unas guías consensuadas con finanzas
-  Mide el impacto en la cuenta de resultados
-  Progresa del simple reporting mensual de ahorros al cuadro de mando
-  Gestiona su tiempo: elimina, optimiza, automatiza, delega
-  Hace una sola cosa a la vez
-  Entiende y vive el cambio : disruptivo (golpe o idea) vs kaizen
-  Gestiona a su jefe
-  Pilota su desarrollo personal
-  Busca un mentor y aprende de él
-  Busca un mentee y aprende de él
-  Realiza benchmarks dentro y fuera de su sector
-  Ante todo, disfruta
-  Aprende y crece ante las adversidades

Vemos que lo que distingue a un comprador táctico de un comprador estratégico es que:

-          el primero domina los ‘hard skills’ cuando el segundo llega a adquirir los ‘soft skills’
-          el primero es ‘una persona de compras integrada en el negocio’ cuando el segundo llega a convertirse en ‘una persona del negocio integrada en compras’.

¿Qué más consejos darías a un comprador táctico que quiere llegar a ser estratégico?

jueves, 23 de abril de 2015

P@26 - ¿Las etapas de una licitación o del Sourcing Process? ¿Eligiendo a la mejor oferta o al mejor proveedor?


En los últimos 18 años he liderado o seguido de cerca numerosas licitaciones, algunas de ellas complejas. Para los casos más relevantes se suele seguir el famoso Sourcing Process que, simplificando, consiste en aplicar una gestión de proyecto enfocada a compras.

Con el tiempo, algunos compradores han ido cambiando el orden tradicional de las etapas de una iniciativa de compras para crear un proceso mucho más eficiente:
 

1.            Iniciación de la Iniciativa

Análisis de las oportunidades (beneficios esperados  vs carga de trabajo y nivel de prioridad respecto a otros proyectos); decisión interna ‘GO-No GO’; definición y objetivos del proyecto;  implicación tanto del comité de decisión como del equipo de trabajo mediante la redacción y aprobación de un Project Charter y, finalmente, reunión de arranque (Kick Off Meeting). 


2.            Análisis de la situación

Análisis de los procesos (decisión en cuanto a realización de una subasta a la inversa y análisis de los contratos existentes); colección de datos y especificaciones técnicas; matriz de Kraljic de proveedores; análisis del coste total; análisis del actual proceso administrativo de compras; análisis del mercado de proveedores y, sobre todo, identificación de las necesidades del negocio. Necesidades (el “por qué”) y especificaciones (el “cómo” muy detallado) son cosas distintas. Trabajar las necesidades es una clara garantía de éxito.
 

3.            Creación de la estrategia

-      Con el equipo de proyecto, se ratifica la estrategia entre 1) gestión de la performance y desarrollo de proveedor (nos quedamos con el proveedor actual asumiendo las consecuencias) o 2) proceso de apertura al mercado y licitación. En el primer caso, se salta directamente a la fase de mejora continua; habiendo elegido la opción de la licitación, se sigue con las etapas del sourcing process. Es clave comprometer al equipo de proyecto en ese mismo instante (antes de empezar a gastar tiempo y energía para nada).

-      Definición y aprobación de una matriz de decisión en base a las necesidades más que a las  especificaciones. La matriz recoge  los criterios de selección que deberá(n) cumplir el(los) proveedor(es) finalista(s) en cuanto a la prestación de servicio y/o entrega del producto. Iniciar cuanto antes el diseño de la matriz de decisión constituye un factor de éxito.
En numerosas ocasiones, la matriz se perfila en unas etapas posteriores, es decir,  demasiado tarde. Cuanto más se retrasa la definición de la matriz de decisión, más tensiones se crearán dentro del propio equipo de proyecto y más incoherentes / irracionales se volverán los clientes internos en sus decisiones.

-      ‘On boarding’ de los proveedores mediante: 1) el envío a los proveedores de una carta de presentación atractiva del proyecto con los objetivos y reglas del juego; 2) la realización de una o varias conferencias telefónicas abiertas al mismo tiempo a todos los proveedores potenciales donde se presentará más en detalle la iniciativa.

-      Creación de la RFI (Request For Information) para la pre-selección de un panel de proveedores.
La RFI contiene preguntas genéricas sobre 1) el mercado (para lograr un mejor conocimiento, ver oportunidades y amenazas), 2) el proveedor (datos de la empresa, evaluar posibles riesgos, medir los aspectos de RSC, etc.) y, sobre todo, 3) en cuanto a las capacidades y competencias del proveedor; 4) se añaden algunas preguntas más técnicas relacionadas con las especificaciones técnicas.
En mi opinión, las mejores RFIs suelen ser una conversión de las necesidades y criterios descritos en la matriz de decisión en unas preguntas que evalúan las capacidades, competencias y experiencia del proveedor. Opino que la RFI es más importante que la RFP/Q.
Las preguntas de la RFI 1) no se pueden contestar con un 'sí' o un ‘no’; 2) deben permitir una efectiva comparación de las respuestas de los diferentes proveedores mediante, por ejemplo, la creación de ratios. 

-      Mediante las respuestas a la RFI, se completa y pondera la mayor parte de los criterios de la matriz de decisión.  No se ha redactado aun ni la RFP ni la RFQ que a continuación proporcionarán las respuestas de los proveedores en cuanto a ofertas técnicas y económicas (calidad de la oferta técnica, implicación del proveedor a lo largo del proceso, algunas respuestas a especificaciones concretas y condiciones económicas/coste total).

-      Si procede y en base a unas especificaciones aún abiertas, la RFP es una solicitud de propuestas, no del todo comparables entre ellas, dado que los proveedores remiten sus soluciones técnicas con una primera valoración económica. Sirven para poder cerrar los requerimientos.

-      RFQ (Request For Quotation) es el documento que recoge los requerimientos finales y detallados con el escandallo permitiendo a los proveedores entregar sus ofertas (comparables entre sí y permitiendo también el cálculo del ahorro).
 

4.            Decisión final
Comparación de las respuestas a la RFQ; aclaraciones técnicas con los proveedores semi-finalistas; subasta a la inversa o negociación (incluidos los principales aspectos contractuales). Se completa la matriz de decisión; definición y redacción de la recomendación final; y reunión con el comité de decisión para aprobación.
 

5.            Implementación
Última negociación con el proveedor finalista; finalización y firma del contrato; declaración de las productividades potenciales; plan de comunicación e implementación.
 

6.            Mejora Continua
Un par de meses tras el comité de decisión, durante la fase de implementación se realiza un ejercicio de ‘lecciones aprendidas’ con el equipo de proyecto para afianzar la relación.
Si procede, se empieza con un seguimiento de la performance del proveedor o, para proveedores estratégicos (según Kraljic), se inicia un programa de SRM.

 
Seguir con rigor el proceso es altamente recomendable; sin embargo, lo más importante es tener muy claro cuál es el objetivo final de esta metodología de trabajo: ¿elegir la mejor oferta o al mejor proveedor?

Numerosos compradores suelen establecer una matriz de decisión más bien al final del proceso con una mayoría de criterios basados en el análisis de las propuestas de los proveedores. Generalmente, la RFI es un trámite inicial de pre-selección cuyos resultados son al final poco considerados. Los compradores evalúan una oferta (condiciones económicas, calidad, servicio, plazos de entrega entre otros), es decir un documento (Word o bonito PowerPoint) que es ni más ni menos que un compromiso. Sabemos que no siempre se cumplen las promesas; a los pocos meses de haber empezado la relación contractual es frecuente ver aparecer las primeras discrepancias y/o primeros fallos.

Los compradores más exitosos en sus iniciativas no eligen la mejor oferta, sino al mejor proveedor, es decir, al proveedor más capaz (en base a nuestras necesidades). Dan prioridad a las capacidades, competencias y experiencia de los proveedores. Por lo tanto, trabajan concienzudamente en la definición de la matriz de decisión y en la conversión a RFI. Antes de proceder al envío de la RFP/RFQ, se reúnen con el equipo de proyecto para valorar con rigor a los proveedores evaluando las respuestas a la RFI. Al finalizar la ponderación de la matriz, y por norma general, la ‘mejor’ oferta habrá sido propuesta por el ‘mejor’ proveedor según los criterios definidos. Finalmente, aplicando este método y orden en su gestión de proyecto de compras, los compradores se aseguran que el proveedor en gran medida podrá cumplir con sus compromisos reduciendo así la probabilidad de futuros problemas y permitiendo el paso a la mejora continua (si procede). 

 

Cuando el departamento de compras sigue siendo táctico en sus gestiones diarias, las licitaciones suelen ser una de las herramientas más utilizadas por los compradores. Los proyectos más complejos son reveladores de una gran parte del valor que las compras puede aportar al negocio.
Por lo tanto, lanzando una iniciativa, ¿cuáles son las etapas que sigues y en qué orden? ¿Entre mejor oferta o mejor proveedor, qué eliges?